Законно ли отслеживать сотрудников через трекер и что делать при несогласии с этим?

Можно ли следить за работой сотрудников?

Законно ли отслеживать сотрудников через трекер и что делать при несогласии с этим?

Конституция говорит, что каждый имеет право на тайну личной переписки и телефонных переговоров. Ограничить это право может только суд. Но это касается только личной жизни, на работе другие правила.

Работодатель имеет право следить, как сотрудники выполняют обязанности и используют рабочее оборудование. А еще обязан заботиться о жизни и здоровье сотрудников.

Работодатель может заходить на производство и смотреть через плечо, как токарь вырезает детали, контролировать технику безопасности и особенности технологических процессов, чтобы избежать травм на производстве. А может поставить видеокамеры и следить за процессами на мониторе — разницы нет.

К оборудованию относятся и станки в сварочном цеху, и рабочая электронная почта, и касса, и рабочий телефон. Приходить на работу вовремя — это тоже обязанность сотрудника, и работодатель может это контролировать.

Зачем нужно следить за сотрудниками

За сотрудниками можно наблюдать, чтобы выявить слабые места в организации рабочего процесса, контролировать общение с клиентами, вычислять нечестных людей. Еще контроль нужен, чтобы защитить компанию и работников от корпоративного шпионажа, мошенничества, преступлений и травм на производстве.

Ситуации бывают разные:

Бариста постоянно опаздывает, и кафе теряет утренних посетителей, которые по дороге на работу спешат выпить кофе. Или в кассе стали пропадать деньги, и нужно найти, кто их забирает.

В частной клинике стоит дорогое оборудование. Сотрудники могут его сломать или перепутать анализы.

Сотрудники отдела продаж не предлагают клиентам дополнительные услуги и продажи падают. Нужно проследить, чтобы они работали по скриптам.

Есть несколько способов контролировать работу сотрудников:

  • видеокамеры. По камерам видно, чем работники занимаются на местах и во сколько уходят с работы. наблюдение также используют, чтобы следить за кассой или на случай конфликта с клиентом
  • системы доступа. Они считывают отпечаток пальца или личную карточку сотрудника. Так можно узнать, кто опаздывает на работу и часто бегает покурить;
  • компьютерные трекеры. Эти штуки следят за интернет-трафиком, блокируют соцсети, считают время на развлекательных сайтах, записывают телефонные разговоры;
  • джипиэс-трекеры. Нужны, чтобы отслеживать маршрут автомобиля, время за рулем и расход топлива.

Теперь подробнее о каждом способе.

Следить через камеры

Закон дает право устанавливать видеонаблюдение на рабочем месте: в торговом зале, офисе или над прилавком. Нельзя наблюдать за сотрудниками в их личное время — в столовой, когда они ходят на обед, на перерывах в курилке, душевой или туалете.

Шаблон положения о видеонаблюдении в Гугл доке

Чтобы законно наблюдать за сотрудниками через камеры, нужны выпустить положение о видеонаблюдении и прописать условия в трудовом договоре.

Для старых сотрудников подойдет дополнительное соглашение к трудовому договору, новым дают уже готовый договор с пунктом о наблюдении. Сотрудники читают положение и расписываются в журнале ознакомления персонала с регламентом о введении видеофиксации. Подпись подтверждает, что им всё понятно и они согласны на съемку.

Об изменении условий трудового договора — 74-я статья Трудового кодекса

Предупредить сотрудников о начале видеофиксации и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору нужно за два месяца до того, как начнут действовать новые правила.

Пункт о видеонаблюдении в трудовом договоре. Работодатель обещает не использовать видео в личных целях, а сотрудник соглашается пересчитывать деньги из кассы перед камерой

съемку можно использовать, чтобы улучшить бизнес-процессы.

Работодатель видит, что в обеденное время в кофейне собираются очереди. Оказывается, сотрудники долго ищут сдачу и деньги на размен, потому что в кофейне нет терминала. Владелец бизнеса ставит терминал: видеонаблюдение помогло сократить очереди.

С помощью видеосъемки можно доказать нарушения: прогулы, воровство, хамское отношение к клиентам или употребление алкоголя на рабочем месте. За нарушение можно уволить по статье, а если сотрудник решит оспорить увольнение, видео станет доказательством в суде. Вместе с видеозаписью суд попросит доказать, что сотрудники дали согласие на съемку и знали о наблюдении.

Записи с камер нельзя использовать в личных целях. Нельзя выкладывать ролики в интернет, чтобы посмеяться над чьей-то оплошностью, или передавать видео посторонним.

Владелец компании в Краснодарском крае установил камеры видеонаблюдения в офисе. Сотрудницы решили, что съемка нарушает их конституционное право на неприкосновенность частной жизни.

Они не знают, где расположен сервер, на который идёт запись, и при каких условиях хранится отснятая информация, снимаются ли копии с данных видеоматериалов, и в каких целях будут использованы отснятые видеоматериалы. В иске работницы указали, что после установки камер у них ухудшились условия труда, работоспособность и здоровье.

По их словам, они переодевались в кабинете, принимали лекарства и делали личные звонки, и их поведение на рабочем месте подпадает под определение персональных данных.

Суд посчитал установку видеонаблюдения правомерной, а требования сотрудниц отклонил.

Судебное дело

Кто является оператором персональных данных — 3-я статья ФЗ-152

Компании, которая установила видеокамеры, не нужно регистрироваться как оператор персональных данных.

записи могут просматривать ответственные за это сотрудники, их указывают в регламенте видеофиксации. Если в торговом зале кого-то обокрали и преступление попало на камеры, видео можно передавать полиции. Нельзя выкладывать видеозапись в интернет, даже если это поможет опознать преступника. В некоторых случаях это может помешать следствию, а еще нарушает права сотрудников.

Отслеживать интернет-трафик и читать переписку

Чтобы следить за рабочим оборудованием, согласие сотрудника не нужно. Поэтому можно прослушивать рабочие телефоны и проверять компьютеры. Личную технику прослушивать нельзя, даже если ее используют для работы.

Андрей в рабочее время с рабочего компьютера зашел в личную почту и стал переписываться с подругой. Работодатель увидел это в программе и выписал штраф. Андрей возмущен: нарушена тайна его личной переписки. Но в этой ситуации он неправ — пользоваться рабочим оборудованием в личных целях нельзя.

Если компания не установила строгие правила, работодатель не может просматривать личную переписку.

Ручную проверку трафика проводят редко, обычно в компаниях устанавливают трекеры для отслеживания активности. Такие трекеры хранят историю просмотров, имеют доступ к переписке и могут делать скриншот рабочего стола в любое время. Если во время скриншота в активном окне окажется личная переписка сотрудника, это проблемы сотрудника, работодатель имеет право ее прочитать.

Сотрудник в рабочее время использовал корпоративную почту и личный почтовый ящик. С помощью программ слежения работодатель заметил, что сотрудник разглашает коммерческую тайну, и уволил его. Сотрудник не согласился, пришлось судиться.

Суд принял переписку с личной почты как доказательство и не посчитал это нарушением личных границ.

Судебное дело

Отмечать время ухода и прихода на работу

Для систем учета и трекеров согласие сотрудников не нужно. Можно отмечать время вручную в журнале или ставить системы учета на входе в офис.

Журнал учета должен вести один из сотрудников. Он отмечает время прихода и ухода, а сотрудники расписываются, что всё верно. С журналом удобно считать переработки и отгулы.

Так выглядит страница журнала учета рабочего времени

Системы доступа считывают отпечаток пальца или карточку — прикладываешь к датчику и проходишь. С такими системами можно проверить график работы, количество перекуров и отлучки сотрудников. Еще они следят, чтобы в офис или цех не зашли посторонние.

Отслеживать передвижения

Работодатель имеет право отслеживать передвижения по джипиэс. Правило касается рабочих автомобилей и личных, если компания оплачивает сотруднику амортизацию и бензин. Трекер показывает, где была машина в определенный момент, и по какому графику работал водитель. Еще можно устанавливать трекер на рабочий мобильный телефон, если сотрудник работает на выезде, но без автомобиля.

С топливом немного сложнее: опытные водители умеют сливать бензин, а недостачу оправдывают особенностями работы двигателя. Но зато работодатель может увидеть, что водитель уже 12 часов за рулем и подвергает опасности свою жизнь и груз.

Чтобы было проще понять, собрали все способы слежения за сотрудниками в одну таблицу:

На что обратить внимание

Предупредить сотрудников и клиентов: разместить знаки о видеофиксации на видном месте и получить письменное согласие работников

Нельзя ставить в столовой, душевой, раздевалке, туалете и курилке

— график работы,

— общение персонала с клиентами,

— воровство

Можно ставить на рабочий компьютер без согласия сотрудников

— историю браузера,

— время на развлекательных сайтах,

— переписку с клиентами

Можно прослушивать телефон, который выдала сотруднику компания. Нельзя — личный.

— как сотрудник общается с клиентами,

— соблюдает ли правила компании,

— не договаривается ли об откатах

Ставить на дверях в офис и в рабочие помещения. Разрешение не нужно.

— график работы,

— количество и длительность перерывов

Джипиэс-трекер в машину или мобильный телефон

Можно устанавливать на рабочий автомобиль или телефон без разрешения.

— время в пути,

— маршрут автомобиля и сотрудника,

— местонахождение в рабочее время,

— расход топлива

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/snooping

Геолокация на страже контроля сотрудников с разъездным характером

Законно ли отслеживать сотрудников через трекер и что делать при несогласии с этим?

Елена Кожемякина

Управляющий партнер юридической фирмы BLS

специально для ГАРАНТ.РУ

Многие сотрудники, имеющие разъездной характер работы (торговые представители, водители, курьеры и т.п.), отвечают за важную часть бизнеса компании.

При этом контролировать их намного сложнее, чем офисных работников. Свобода зачастую приводит к неэффективности, а конфликты – в суд.

Этот нюанс отражается на трудовых отношениях: необходимо доверять работнику, но при этом знать, как он выполняет свои обязанности.

К числу самых уязвимых мест защиты интересов работодателя относится контроль местоположения сотрудника в рабочее время.

Как доказать, что он выполнял задание, а не занимался личными делами? Если перемещение офисного персонала может контролироваться, например, пропусками, с работниками с разъездным характером сложнее.

Им, как правило, выдается корпоративное оборудование – смартфоны, планшеты и даже автомобили. Фиксировать их местоположение позволяет система геолокации.

Трудовой кодекс ничего не говорит о порядке контроля за сотрудниками с помощью GPS-модуля. Тем не менее геолокация может эффективно служить интересам компании и правильно мотивировать работника. Главное – правильно прописать процессы в корпоративных документах, и получить согласие работника.

Начать необходимо с того, что в локальном документе компании прописать установку специальных GPS-датчиков на корпоративные планшеты/смартфоны для дополнительного контроля за местонахождением сотрудника.

Сделать это, например, можно в Правилах внутреннего трудового распорядка, пояснив, как эти датчики будут технически определять географическую точку. Отдельным приказом по компании необходимо назначить сотрудника, контролирующего сбор и достоверность собираемой информации.

Например, им может быть его непосредственный руководитель, сотрудник отдела кадров или технический специалист.

Если данные собираются для контроля трудовой дисциплины, то в документе правильным будет указать формулировку, типа: “для контроля местонахождения работника и выполненной работы используются GPS-устройства, которые всегда должны быть во включенном состоянии”.

Подобная работа считается сбором персональных данных в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152 “О персональных данных”. Это значит, надо дополнить “Положение о персональных данных” или другой документ, регулирующий обработку такой информации у вас в компании:

  • сведениями о том, что на корпоративных устройствах установлены GPS-датчики;
  • сведениями о том, как обрабатывается информация (сбор, хранение, использование);
  • информацией о целях сбора и использования информации в соответствии с п.1 ч.1 ст.86 ТК РФ. В данном случае речь идет о необходимости обеспечить соблюдение законодательства, так как вы обязаны контролировать рабочее время сотрудника;
  • сроками хранения информации;
  • информацией о том, передаются ли данные GPS третьим лицам и с какой целью;
  • мерами по защите получаемой информации;
  • сведениями о лицах, собирающих и контролирующих такую информацию.

Перед дополнением документа лучше посоветоваться с корпоративными юристами или специалистами в области защиты информации. Дело касается не только трудового законодательства, но и IT-сферы, поэтому положение должно отвечать и на правовые, и на технические вопросы защиты данных.

БЛАНК

Согласие субъекта на обработку персональных данных

Важнейший нюанс введения геолокации – предупреждение сотрудника об изменениях. Об этом надо под роспись ознакомить всех работников, которых коснутся новшества. В листе ознакомления надо указать не только названия актов, но и реквизиты приказов, утвердивших их.

Естественно, с каждым из них надо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать, что выданное корпоративное оборудование, используемое для выполнения трудовых обязанностей, снабжено модулем геолокации, а также о том, что оно должно быть всегда включено.

Кроме того, передавая работнику планшет или другое устройство с GPS-модулем, в акте приема-передачи подробно укажите информацию и о самом гаджете, и о дополнительном оборудовании, включая GPS (наименование, серийный номер, марка, модель).

Также для вступления изменений в силу потребуется согласие сотрудников на обработку персональных данных.

Отмечу, что не каждый работник примет предстоящие изменения с радостью. Что может сделать работодатель в этом случае? В первую очередь, изменить условия трудового договора в соответствии со ст. 74 ТК РФ, указав их причины.

Одной из них может быть корректировка организационных или технологических условий договора, и геолокация подходит под это описание на все 100%.

Издав приказ об изменении условий, необходимо за два месяца до их вступления направить об этом уведомление сотрудникам.

Если сотрудник не готов принять “новые правила”, фактически существуют два варианта развития событий. Во-первых, работодатель вправе перевести специалиста на другую должность, на которой геолокация не применяется.

Но открытых вакансий в компании может не быть или сотрудник откажется от такого перевода. В этом случае выход один – расторжение трудового договора на основании п. 7 ч. 1. ст.

77 ТК РФ (“Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора”) с выплатой пособия в размере двухнедельного заработка (абз. 7 ч. 3 ст. 178 ТК РФ).

Источник: http://www.garant.ru/ia/opinion/author/kozhemyakina/1132789/

Юридический спектр
Добавить комментарий