Пример хронометража рабочего времени для главного бухгалтера

Хронометраж рабочего времени – образец заполнения

Пример хронометража рабочего времени для главного бухгалтера

Хронометраж рабочего времени – образец заполнения может потребоваться, если фирма желает повысить эффективность производства и управления персоналом. Кроме того, хронометраж является источником, который позволяет фиксировать в себе самый широкий спектр сведений. Какими они могут быть? Где ознакомиться с образцом хронометража рабочего времени?

Для чего нужно проведение хронометража рабочего времени?

Как подготовить формы для хронометража рабочего времени?

Как осуществляется сбор данных по хронометражу?

Как осуществляется интерпретация хронометража?

Как может выглядеть пример хронометража рабочего времени на практике?

Итоги

Для чего нужно проведение хронометража рабочего времени?

Под хронометражом рабочего времени понимается процесс, в ходе которого сотрудник самостоятельно или при содействии коллег, имеющих необходимые компетенции, осуществляет мониторинг собственных действий в период нахождения на работе на предмет их содержания и продолжительности. Хронометраж, таким образом, фиксирует, чем конкретно занимается сотрудник в рабочее время, а также как долго длится каждое из его занятий.

Зачем это нужно?

Прежде всего в проведении хронометража рабочего времени сотрудников заинтересован работодатель — в целях оценки и повышения эффективности труда персонала. Кроме того, хронометраж также может быть задействован в целях осуществления:

  • оценки загрузки оборудования;
  • оценки эффективности реализации управленческих решений в аспекте отдельных бизнес-процессов (и последующего определения механизмов их необходимой корректировки).

Посредством рассматриваемой процедуры работодатель может выявить:

  • процент осуществления работниками полезных действий в период рабочего времени;
  • длительность простоев или действий, не имеющих отношения к трудовой функции;
  • каким образом меняются первые 2 показателя в динамике — при сопоставлении нескольких проведенных подряд хронометражей.

Хронометраж — это, по сути, инвентаризация рабочего времени: выявление его количественных показателей применительно к локальным бизнес-процессам (производственным, управленческим).

В проведении хронометража своего рабочего времени может быть заинтересован также и сам сотрудник — в целях повышения продуктивности работы, следствием чего станет более интенсивное выполнение планов при их наличии и в конечном счете — получение более высокой зарплаты.

Инициаторами проведения хронометража рабочего времени на предприятии могут быть разные субъекты: собственники бизнеса, которых интересует рост производительности труда; топ-менеджеры фирмы, также заинтересованные в достижении высоких производственных показателей; руководители подразделений; рядовые сотрудники.

Существует 3 основные операции в рамках хронометража рабочего времени:

  • подготовка форм хронометража — для конкретной должности или трудовой функции;
  • сбор данных (заполнение соответствующих форм) соотносительно со временем нахождения сотрудника на работе;
  • анализ и интерпретация данных хронометража.

Рассмотрим особенности каждой из указанных операций подробнее.

Как подготовить формы для хронометража рабочего времени?

При подготовке форм хронометража важно, прежде всего, определить:

  • какие действия или занятия сотрудника в период нахождения на работе будут фиксироваться;
  • в каких единицах измерения будет отражаться длительность соответствующих действий или занятий.

Так, объектами хронометража могут быть:

  • действия в основной компьютерной программе, посредством которой работник выполняет свою трудовую функцию, — например «1С», если он бухгалтер, или Photoshop, если он дизайнер;
  • осуществление сотрудником телефонных звонков;
  • написание сотрудником электронных сообщений;
  • участие сотрудника в совещаниях, планерках;
  • перерывы в работе — на чай, на обед;
  • прочие действия в пределах офиса, не имеющие связи с трудовой функцией, но являющиеся неотъемлемой частью трудового процесса, — например смена одежды, загрузка ПК, ожидание обновления его баз и программных компонентов.  

Хронометраж может осуществляться в привязке к конкретному технологическому процессу — например к этапам выпуска товаров, производимых на фабричной линии предприятия. В этом случае объектами хронометража могут быть:

  • погрузка материалов на конвейер;
  • сборка изделия на конвейере;
  • проверка качества собранного изделия;
  • спуск готового и проверенного изделия с конвейера.

Либо те же самые процессы, но выполняемые конкретными работниками (отвечающими за погрузку, сборку и т. д.).

Касательно единиц измерения длительности действий или занятий сотрудника — таковые могут выражаться в секундах, минутах, часах, иногда днях. Их выбор зависит, прежде всего, от того, какие цели ставит фирма или ее подразделение, ответственное за проведение хронометража, — улучшить производительность сотрудника в течение рабочей смены (или ее части — например до обеда), недели или месяца.

Как осуществляется сбор данных по хронометражу?

Решение данной задачи может осуществляться посредством:

  • ввода данных в формы хронометража вручную;
  • автоматизированного ввода данных в соответствующие формы.

В первом случае основные действия может быть предписано выполнять самому сотруднику или же ответственному лицу, которое будет наблюдать за работой сотрудника. Второй вариант сбора данных по хронометражу предполагает задействование различных компьютерных алгоритмов.

Выбор первого или второго варианта сбора данных зависит от специфики конкретной трудовой функции сотрудника, а также от технической возможности и эффективности фиксировать ту или иную разновидность данных для хронометража первым или вторым способом.

Например, если речь идет о фиксации данных об использовании профильных для трудовой функции человека программ, то оптимальный способ решения данной задачи — автоматизация, предполагающая задействованность других программ, которые могут отслеживать, с какой интенсивностью работник обращается к своему ПО.

Если речь идет о хронометраже этапов конвейерной сборки изделий, то может быть более предпочтительным (в силу менее сложной технической осуществимости) использование метода ввода данных в форму хронометража вручную.

Как только данные по хронометражу собраны, у сотрудника или его коллеги, имеющего необходимые компетенции, появляется другая задача — правильно интерпретировать полученную статистику.

Как осуществляется интерпретация хронометража?

Интерпретация данных по хронометражу может осуществляться посредством:

  • визуализации статистики действий сотрудника;
  • факторного, сравнительного анализа соответствующей статистики;
  • выявления зависимостей между показателями, отражающими динамику производимых сотрудником действий, и показателями, имеющими хозяйственное значение (например количеством выпущенных товаров за установленный период времени).

Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно.

На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа, на предприятии могут приниматься те или иные кадровые решения, издаваться методические рекомендации по улучшению качества выполнения сотрудниками трудовой функции, формироваться аналитические отчеты для инвесторов — варианты возможного применения результатов хронометража могут быть самыми разными.

Как может выглядеть пример хронометража рабочего времени на практике?

Наши эксперты подготовили для вас образцы хронометража рабочего времени:

  • включающего измерения событий рабочего дня сотрудника;
  • отражающего структуру производственных операций предприятия.

Оба примера хронометража содержатся в файле, который доступен для скачивания ниже.

Скачать образцы хронометража рабочего времени

Итоги

Хронометраж рабочего времени — процедура, которая проводится в целях анализа и повышения эффективности работы фирмы. Для того чтобы провести ее, нужно определить объекты хронометража, а также единицы измерения.

Ознакомиться с иными нюансами учета рабочего времени сотрудников, а также с распространенными видами документов, используемых в рамках данного учета, вы можете в статьях:

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/rabochee_vremya_i_rezhim_truda/hronometrazh_rabochego_vremeni_obrazec_zapolneniya/

Пример хронометража рабочего времени для главного бухгалтера

Пример хронометража рабочего времени для главного бухгалтера

Позволили себе задержаться на час — отныне так и будете оставаться на час дольше. Морально смирились с выходом в субботу — выйдете и будете трудиться в субботу до позднего вечера. А дел не убавится, скорее, наоборот, их с каждым месяцем будет все больше и больше.

Осторожно! Работа похожа на газ: если ее не контролировать, то постепенно она займет все свободное пространство. Выход из этой ситуации один — не увеличивать и без того нерезиновое рабочее время, а сокращать объем обязанностей, которые мы на себя взваливаем. Прежде всего речь об абсолютно бесполезных

Как правильно провести хронометраж рабочего времени?

На этом этапе производится выбор объекта исследований, в зависимости от поставленной цели:

  1. Установление норм невыработки плана. При этом объектами исследований будут работники, не выполняющие план или отстающие от графика.
  2. Изучение передового опыта. Объектами исследований будут работники, продемонстрировавшие наиболее эффективные показатели.
  3. Разработка нормативов. При этом объектами изучения будут работники, обладающие достаточными знаниями, квалификацией и с наилучшими показателями.
  4. Установление нормы времени. В этом случае исследоваться будут группы рабочих, общий уровень производительности которых будет между средним и высоким.
  • Ознакомление с операцией, в отношении которой требуется провести хронометраж рабочего времени.

    Эти сведения указываются в карте.

  • Установление элементов операций, то есть начала и окончания, а также
  • Образец правильного заполнения хронометража рабочего времени

    Но для этого необходимо составлять хронометраж при первых намеках на проблему. У работодателя есть право самостоятельно инициировать подобные проверки. Хронометраж не является обязательным, но при наличии производственной необходимости сотрудники не могут отказаться от прохождения подобной аттестации.

    Такая процедура проводится специальной комиссией, куда входят нормировщики, то есть, наблюдатели, а также специалисты отдела кадров и непрофильные сотрудники по приказу начальства.

    Более того, сотрудник имеет право самостоятельно провести хронометраж. Это может быть для него и плюсом, и минусом.

    Хронометраж рабочего времени – образец заполнения и примеры

    Желательно, чтобы целевой комплекс рабочих операций был согласован техническими и производственными службами предприятий.

    Примеры фиксажных точек для хронометража рабочего времени: начало движения механизма, звук удара при выемке детали, переход рабочего к другому станку и т.п.

    Рис. 1. Образец заполнения перечня технологических операций для хронометража рабочего времени (пример).

    Для расчёта необходимого количества наблюдений при хронометражах рабочего времени используется коэффициент устойчивости хроноряда.

    Образец заполнения хронометража рабочего времени

    Практики советуют выбрать наиболее приемлемый для текущего момента, применяемый на производствах хронометражный вид:

    1. выборочное исследование используют для определенного элемента;
    2. циклическим измерением выявляют затраты времени на отдельные приёмы, длящиеся до 4 секунд, их группируют, вновь замеряют, чтобы определить продолжительность каждой группировки.
    3. сплошной замер для изучения всех производственных операций;

    Способы помогают определить руководителю подразделения расход времени на изготовление продукции ручным трудом, подготовку и заключительную часть этого производства, затраты на рабочем месте.

    Осуществление хронометражных работ происходит с помощью цифровых или комбинированных записей.

    Правила проведения хронометража рабочего времени

    Если представить организацию измерения рабочего времени более детально, картина будет выглядеть примерно так.

    Это может быть, например, общение по телефону, составление коммерческих предложений, работа с документами. Также обязательному учету подлежат все перерывы, которыми сотрудник фактически воспользовался.

    Основное внимание уделяется длительности того или иного этапа – обычно указывают количество часов и минут, реже – с точностью до секунды.

    Подобная точность может понадобиться, например, сотрудникам банковских организаций или режимных предприятий, где рабочее расписание предусматривает точное выполнение правил вплоть до секунд.

    Рекомендуем прочесть:  Енвд шаурма краснодар

    Если представить организацию измерения рабочего времени более детально, картина будет выглядеть примерно так.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство не обязывает предприятие использовать конкретные образцы документов, поэтому руководство вправе предложить использовать собственные формы отчетности.

    Как правило в нем указываются следующие данные: Дата измерения. Объект измерения – т.е. описание конкретного действия сотрудника, которое он обычно проводит в рамках исполнения своих обязанностей.

    Это может быть, например, общение по телефону, составление коммерческих предложений, работа с документами. Также обязательному учету подлежат все перерывы, которыми сотрудник фактически воспользовался.

    Основное внимание уделяется длительности того или иного этапа – обычно указывают количество часов и минут, реже – с точностью до секунды.

    Подобная точность может понадобиться, например, сотрудникам банковских организаций или режимных предприятий, где рабочее расписание предусматривает точное выполнение правил вплоть до секунд.

    Хронометраж рабочего времени: образец заполнения

    Шаг 3.

    Определите фиксажные точки, чтобы фиксировать момент начала и окончания операции или элемента операции.

    Например, операция внесение информации в базу данных. Момент начала операции — оператор открыл базу данных.

    Момент конца операции — оператор закрыл базу данных.

    Источник: https://dtp-sovetnik.ru/primer-hronometrazha-rabochego-vremeni-dlja-glavnogo-buhgaltera-96930/

    Образец правильного заполнения хронометража рабочего времени

    Пример хронометража рабочего времени для главного бухгалтера

    Тайм-менеджмент является очень удобным инструментом, который позволяет оценивать эффективность работы как отдельных сотрудников, так и целых отделов. Эта полезная информация может принести пользу и при необходимости сокращения штата.

    Чтобы выявить самых плодотворных работников, следует оценить то, как они распоряжаются своим временем. Для этого существует несколько эффективных методов, одним из которых является хронометраж рабочего времени. Это инструмент аттестации сотрудника, который происходит по определенному алгоритму.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

    Что такое хронометраж рабочего времени?

    Подобный метод необходим для того, чтобы тщательно изучить, как именно работник проводит свое время на предприятии.

    При помощи хронометража можно в процентном соотношении установить, сколько часов или минут уходит на отдых, сколько на плодотворную работу, а какое количество требуется на подготовку рабочего процесса.

    Но для того, чтобы провести правильную оценку, необходимо отслеживать все действия сотрудника в определенный период. Чаще всего это один рабочий день, но не всегда за столь короткое время удается увидеть точную картину происходящего.

    Поэтому аттестация может продолжаться на протяжении нескольких дней. Далее выносятся средние показатели, на основании которых делаются выводы.

    При помощи хронометража можно не только выявить эффективность труда, но и создать более благоприятные условия для определенной должности.

    Если окажется, что загруженность сотрудника слишком большая, ему могут дать помощников. В целом, данные хронометража являются хорошим способом для оптимизации рабочей системы.

    Это особенно удобно для крупных предприятий и поточного производства с повторяющимися элементами рабочего процесса.

    Если проводить подобную аттестацию периодически, можно снизить риск плохой производительности компании. Но для этого необходимо составлять хронометраж при первых намеках на проблему. У работодателя есть право самостоятельно инициировать подобные проверки.

    Хронометраж не является обязательным, но при наличии производственной необходимости сотрудники не могут отказаться от прохождения подобной аттестации.

    Такая процедура проводится специальной комиссией, куда входят нормировщики, то есть, наблюдатели, а также специалисты отдела кадров и непрофильные сотрудники по приказу начальства. Более того, сотрудник имеет право самостоятельно провести хронометраж. Это может быть для него и плюсом, и минусом.

    С одной стороны таким способом можно доказать, что человек перерабатывает. Но при самостоятельной фиксации рабочих процессов и внесения всей информации в документ, будет тратиться дополнительное время. Это приведет к тому, что исследование будет необъективным. Поэтому чаще всего самостоятельный хронометраж заменяют обычным.

    Данный процесс может проходить несколькими способами. Он может быть непрерывным, то есть продолжаться все рабочее время, а также выборочным с замером временных трат только на определенные операции.

    Хронометраж может быть и цикловым. Здесь производится замер потраченного времени только на циклично повторяющиеся операции. При составлении отчетных документов могут быть использованы и фотографии. Это называют фотохронометражом.

    Цели и функции

    Главной целью, с которой проводится подобная аттестация, является определение эффективности работы сотрудника либо отдела. Более того, правильно проведенный хронометраж позволяет оптимизировать производство и количество кадров на определенной должности.

    Если окажется, что для выполнения конкретного процесса люди тратят слишком много времени, от чего страдает производительность, должны быть открыты новые вакансии. С другой стороны, если будет выявлено, что некоторые работники тратят слишком много времени впустую, штат может быть сокращен либо оптимизирован.

    Контроль за эффективностью работы на предприятии является одной из главных функций тайм-менеджмента, в том числе и такого инструмента, как хронометраж. Поэтому данный метод широко используется на предприятиях с большим штатом сотрудников.

    В этой статье можно подробнее почитать о штатном расписании.

    Правила проведения и требования

    У этой процедуры имеются свои особенности. Поэтому когда работодатель либо сотрудник инициируют проведение хронометража, они должны подготовить необходимые документы, чтобы все соответствовало правилам.

    Кроме того, существуют и другие требования к подобному типу аттестации. Они касаются, в том числе, и возможности контролеров просматривать место работы человека, за которым ведется наблюдение. Никаких преград для этого быть не должно. Тем не менее, контактировать сотрудники с наблюдателями не имеют права.

    Одним из важных требований проведения хронометража является то, что работники должны быть заранее оповещены о предстоящей проверке. Для инициирования аттестации работодатель обязан соблюдать положения коллективного договора и трудового законодательства.

    В процессе сбора данных и составления документов хронометража следует соблюдать все правила безопасности на предприятии.

    Если наблюдатели ранее не сталкивались с работой в конкретном отделе, где имеет место наличие опасной техники, перед началом проверки они должны пройти инструктаж.

    Также ответственные лица обязаны знать, как именно заполняются документы хронометража рабочего времени. Если в готовом листе хронокарты будут содержаться ошибки и помарки, бумага будет признана недействительной.

    Основные этапы

    Для того чтобы качественно провести процесс аттестации рабочего времени сотрудника, необходимо действовать по определенному алгоритму. Всего хронометраж делится на три основных этапа:

    1. Подготовительный, когда происходит подготовка необходимой документации, оповещение сотрудников и проведение инструктажа для наблюдателей;
    2. Непосредственно этап проверки;
    3. Выводы, которые делаются на основании данных из хронокарты. Чаще всего этой процедурой занимается руководитель предприятия либо высокопоставленные менеджеры.

    Сам процесс проводится по определенной схеме. Для начала проверяющие должны ознакомиться с нормативами работ. Это позволит более четко определять отклонения от установленных параметров. Чаще всего на предприятии уже имеются конкретные рабочие нормативы.

    Если же отдел новый, хронометраж может быть использован для их определения. Для этого наблюдение проводится за самыми лучшими и передовыми работниками компании. Их показатели должны стать рабочими нормативами для всех сотрудников компании, трудящихся в определенной сфере.

    Процедура измерения рабочего времени предполагает фиксацию в документе каждого рабочего процесса, на который сотрудник тратит время. Тут записывается начало и конец периода выполнения отдельной операции либо группы работ.

    Задачей наблюдателя будет записывать в таблицу все данные относительно не только работы, но и отдыха сотрудника. Тут должна иметься специальная колонка, где отмечается количество перерывов и их длительность.

    В конечном итоге можно будет определить, сколько именно времени было потрачено на выполнение рабочих обязанностей, сколько на отдых и на подготовку к трудовому процессу. Подготовленные бумаги передаются на рассмотрение вышестоящему руководству, которое и будет делать окончательные выводы.

    Пример

    Аттестация может проводиться не только в отношении рядовых сотрудников, но и любого руководителя отдела, если это понадобится главному директору. К примеру, он может инициировать проверку трудового времени главного бухгалтера.

    Для этого составляется бумага, где в обязательном порядке указывается наименование предприятия, должность и ФИО сотрудника, его опыт работы и стаж. Далее в документе прописывается дата проведения хронометража.

    После заполнения верхней части документа можно переходить к центральной части, которые удобно сделать в виде таблицы. Здесь будет вноситься информация о начале и об окончании проведения замеров с обязательным названием операции. Фиксируется и свободное время сотрудника, к примеру, его перерывы на обед и по личным нуждам.

    Единицей измерения должна быть минута. Дополнительно затраченное время может выводиться в процентах, что будет более удобным для восприятия.

    В качестве примера можно взять таблицу хронометража рабочего времени главного бухгалтера:

    • Хронометраж рабочего дня главного бухгалтера ООО «Компания» Ивановой Марии Ивановны;
    • Стаж работы на предприятии 10 лет.
    Дата измеренияОбъект хронометражаДлительность
    ЧасМинутаПроценты
    19 августа 2018 годаРабота с компьютером и программой 1С32041,7%
    Написание электронных сообщений0408,3%
    Телефонные переговоры10012,5%
    Участие в совещаниях10012,5%
    Ожидание обновлений программ и системы0153,1%
    Подготовка рабочего места и завершение работы0102%
    Перерывы в работе (в том числе час на законный обед)13519,8%
    • Начало проверки в 9:00;
    • Завершение проверки 17:00.

    Исходя из этой таблицы, становится понятно, что загруженность главного бухгалтера вполне нормальная. Рабочего времени достаточно для выполнения основной работы, при этом, сотруднику не приходится перерабатывать и оставаться дольше положенного времени, чтобы завершить свои дела.

    На отдых, в том числе и на законный обед с 12:00 до 13:00 главный бухгалтер получает достаточно часов и минут. В такой таблице хронометража очень удобно то, что тут внесены данные не только во временном, но и в процентном исчислении.

    Особенности заполнения бланка

    Для того, чтобы на предприятии был проведен хронометраж рабочего времени, инициатива должна исходить от руководителя либо от самого сотрудника, что случается достаточно редко. При этом руководство должно создать распоряжение, где будут назначены проверяющие и работники, которые пройдут аттестацию.

    С этим документом должны быть ознакомлены все стороны, так как оповещение о предстоящем хронометраже является обязательным этапом подобной процедуры.

    Со стороны закона определенных норм по созданию распоряжения нет. Поэтому документ может быть оформлен в любом виде. Но главное, чтобы тут стояла подпись и печать руководителя. Также в приказе уточняется время проведения хронометража, указываются ответственные лица и представители комиссии.

    После того, как с документом будут ознакомлены все стороны, участвующие в данном процессе, все подписывают бумагу.

    Пример заполнения бланка хронометража рабочего времени:

    Сбор данных и интерпретация

    После этого в назначенное время можно приступать к сбору данных. Специальной формы бланка для проведения хронометража рабочего времени нет. Поэтому его можно составлять на свое усмотрение. Зачастую на крупных предприятиях создают свои бланки корпоративной формы.

    Удобнее всего, если в документе имеется таблица для записи всех необходимых данных. Это дает возможность более эффективно делать выводы и качественно интерпретировать полученные цифры.

    Окончательный вердикт после проверки будет выносить руководитель предприятия. Хронометраж может показать достаточно точную информацию о том, сколько времени уходит на конкретные работы на определенной должности. Это позволяет качественно оптимизировать рабочий процесс.

    Хронометраж рабочего времени – это большой помощник руководителя отдела или целого предприятия. За счет полученных данных можно успешно контролировать расходы на штат сотрудников и избежать лишних трат.

    Более того, этот способ дает возможность безошибочно определить кандидатов на увольнение при необходимости оптимизации рабочего коллектива, а также создавать нормативы трудового процесса, что позволит выявлять отстающих и поощрять передовиков.

    Узнайте больше о применении хронометража из видео:

    Источник: https://bizakon.ru/kadry/obrazets-zapolneniya-hronometrazha-rabochego-vremeni.html

    Учет рабочего времени бухгалтера | Хронометраж бухгалтера

    Пример хронометража рабочего времени для главного бухгалтера

    Для начала развеем 3 основных мифа, так как бытует мнение, которое охотно поддерживают наши сотрудники, что вести учет очень сложно, долго и бесполезно.

    И так по порядку.

    Сложно. Человек с образованием (а бухгалтер и не может быть без образования) может разобраться с технологией учета в течение 5-10 минут. А закрепить навыки — в течение недели — максимум двух.

    Долго. Если разделить количество текста, которое набивает бухгалтер в течение дня, на скорость печати, то получится, что на учет уходит в среднем не более 15 минут в день. В среднем 20-30 строк, или порядка 2000-3000 знаков. Это 1/32, или всего 3% рабочего времени. Это ничто по сравнению с тем, сколько времени теряется впустую теми сотрудниками, которых никто не контролирует.

    Бесполезно. А вот это вообще совсем не так. Ведение учета рабочего времени — пожалуй, самое выгодное вложение времени, потому что позволяет руководителю “выйти из сумрака”. Учет рабочего времени буквально раскрывает глаза на то, что происходит в компании. И показывает пути повышения эффективности работы.

    Те руководители, кто уже прошел путь внедрения непрерывного ведения УРВ, уже не представляют своей жизни без этого инструмента.

    А теперь давайте ближе к конкретике. Что именно нужно сделать?

    1. Делаем таблицу учета Да, вот так вот банально. Конечно не на листке, впрочем тоже вариант, а в Excel. Подписываем столбцы: дата, время, задача (юнит), к какому типу относиться задача (корпоративная, для клиента, личная). Также могут быть и другие вспомогательные столбцы, чтобы вы, как руководитель могли отслеживать и анализировать ситуацию в разных разрезах. 
    2. Настраиваем доступ к таблицам через «облака»Чтобы сильно не мудрить на первых порах, закупая хитрые CRMки и прочий софт, воспользуйтесь давно проверенным и главное бесплатным решением Google Docs. С помощью него вы сможете настроить совместный доступ ко всем сотрудникам и вести учет по схеме 24/7 без сложных перекидок файлов в конце дня друг другу по почте.
    3. Проводим разъяснительную беседу с сотрудниками и внедряемОчень сложный для многих момент, сводящийся по сути к вопросу  — У вас бизнес или клуб по интересам? Если второе, никаких проблем, продолжайте в том же духе, но только потом не говорите почему заработок столь низкий. Если ответ утвердительный на первую часть, то начинаем действовать безотлагательно (и прочитайте еще раз первый абзац про 3 мифа)Конечно, не стоит внедрять УВР радикально-фашистскими методами. Напротив, сотрудники должны увидеть в этом новые возможности для профессионального роста, имеется введу адекватные сотрудники, а неадекватные… А зачем вам неадекватные сотрудники? 
    4. Контролируем, замеряем, делаем выводыВот здесь начинается самое интересное. Пелена спадает с глаз и вы начинаете видеть весь ужас происходящего и одновременно получать удовольствие от открывающихся возможностей. Даже ведение УРВ в течение нескольких дней уже дает ощутимые результаты в виде найденных резервов. А ведение в течение нескольких месяцев показывает, что в среднем порядка половины времени расходуется на то, что клиентам потом не перевыставляется в виде счетов. Это непозволительная роскошь.

    Фишки для продвинутых! 

    Чтобы унифицировать и упростить учет, сформируйте список стандартных задач (юнитов) и реализуйте их в таблице в формате выпадающего списка. Это позволит не только сократить время при заполнении, но и значительно упростить анализ.
    Согласитесь, одно дело если каждый сотрудник будет писать выполненную задачу своими словами и совсем другое, когда сможет выбирать ее из уже готового списка.

    Учёт рабочего времени бухгалтеров
    это не блажь руководителя

    Бухгалтер в бухгалтерской компании — это основной производственный персонал, работа которого приносит деньги компании.

    И если, например, на металлургическом заводе никого не удивляет, что по итогам работы каждого цеха составляется сменный рапорт, где указывается, сколько каких изделий выпущено, сколько горячих часов отработано, по каким причинам были простои оборудования, и так далее, то почему же для наших сотрудников это что-то странное?

    Просто потому, что никогда до этого мы не работали так, как нужно работать.

    Сделал — записал, то есть отчитался о том, на что потрачен ресурс под названием “время”.

    А время — это деньги. И от того, насколько наше время рационально используется, настолько выше наша прибыль.

    И ведение учета рабочего времени системно и непрерывно — это единственная возможность в корне исправить ситуацию.Кто-то из сотрудников перегружен, а кто-то недогружен. Мы это чувствуем. А дать точные цифры — может УРВ. И он же поможет увидеть, какие именно задачи лучше перераспределить между сотрудниками.

    Мы также чувствуем, что обслуживание некоторых клиентов обходится нам слишком дорого. Но вот насколько именно, и на что именно мы тратим время, обслуживая этих клиентов, опять-таки может сказать только УРВ.

    А как общаться с клиентами, если хочется повысить цену, но при этом непонятно, сколько реально времени мы их обслуживаем и какие именно вопросы решаем?

    Мы видим, что работа у наших сотрудников движется медленно, но в чем именно проблема — не понимаем. В одной компании бухгалтер слишком много времени тратила на работу в банк-клиенте.

    С помощью УРВ эта проблема была замечена, и нашлась причина — бухгалтер работала через Wi-Fi роутер. После подключения кабеля скорость работы существенно выросла. И таких “мелочей” — десятки.

    Мелочей, которые в сумме очень сильно снижают эффективность, а значит, увеличивают себестоимость.

    А низкая себестоимость на высококонкурентном рынке бухгалтерских услуг — это очень важно. Кто может работать эффективно, тот выигрывает.

    Система контроля бухгалтеров
    и других подразделений вашего бизнеса

    Если вы хотите в регулярном режиме (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) получать следующие отчеты:

    1. 1. Сколько времени (в часах и %) у каждого сотрудника уходит на
      1. внешние (перевыставляемые) услуги
      2. внутренние дела
      3. личное
    2. 2. Как у каждого сотрудника рабочее время распределяется (в часах и %) на каждого из клиентов, которых он обслуживает
    3. 3. Как у каждого сотрудника распределяется время (в часах и %) между услугами, которые он производит — позволит увидеть, насколько уровень решаемых им задач соответствует уровню его квалификации, и как можно перераспределить работу между исполнителями более эффективно
    4. 4. клиентов по трудоемкости обслуживания — позволит сопоставить с деньгами, которые они нам платят
      1. в разрезе сотрудников (когда несколько человек ведут одного и того же клиента, но по разным участкам)
      2. в разрезе оказываемых услуг
    5. 5. Расшифровка затрат времени на внутренние дела (которые не перевыставляются клиентам) — позволит увидеть, как можно сокращать такие затраты времени

    Посмотрите вебинар и вы не только узнаете, как это сделать, но и получите преднастроенный комплект с примером заполнения.

    Вам останется лишь заменить фамилии вымышленных сотрудников на фамилии ваших бухгалтеров, раздать права доступа и система контроля над бизнесом готова.

    И не забывайте, что вы можете и сами вести учет своего рабочего времени. И даже не можете, а это будет очень полезно. Вы увидите, какие задачи можно делегировать, и что сделать в первую очередь, чтобы освободить максимальное количество своего времени.

    Кстати, можете начать именно с себя, а потом показать свои результаты сотрудникам, и распространить учет на всех остальных. Вы же можете вести хронометраж, значит, и они смогут. Ничего сложного, а пользы — много.

    Заказать запись вебинара со всеми материалами! 

    Источник: https://buhmagazin.ru/product/time-buh/

    Как стать мастером в заполнении фотографии рабочего дня

    Пример хронометража рабочего времени для главного бухгалтера

    Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает.

    Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании.

    Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется аналитический метод: фотография рабочего дня.

    Что это такое?

    Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.

    Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.

    Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.

    Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:

    • определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее;
    • изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты. Он будет полезен для молодых кадров. Опыт и особенности постановки, выполнения задач лучших сотрудников помогает оптимально организовать работу остальных;
    • установить нормы. Проанализировав рабочее время нескольких сотрудников, будет легче определиться с выработкой норматива для остальных. Это особенно важно для таких профессий, как: мастер разнообразных станков, работники столовой и другие подобные специальности. Данная методика помогает определить, почему ранее установленные нормы не выполнялись;
    • определить потери в рабочем процессе. Результаты покажут, чем занимался сотрудник на протяжении дня, и какой процент времени затрачивал на выполнение своих должностных обязанностей;
    • оценка эффективности сотрудника помогает оценить уровень профессионализма сотрудников и их мотивацию к работе.

    Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.

    Хронометраж или фотография рабочего дня?

    Часто эти методы сравнивают, но они отличаются друг от друга. Так, хронометраж имеет продолжительность от недели до одного месяца, период определяет сам работник. То есть он знает о наблюдении и может делать все, как говорится, правильно.

    Касательно рассматриваемого метода, а именно фотографии рабочего дня, он считается более официальным и эффективным. Инициирует его исключительно руководитель. К тому же наблюдатель зачастую внедряется в рабочий коллектив как агент, то есть о том, чем на самом деле он будет заниматься, никто из сотрудников не знает.

    При проведении фотографии рабочего дня все данные вносятся в специальный бланк, с последующей их обработкой и анализом. На основании этих данных руководитель получает отчет согласно установленного образцу. Метод довольно старый, но по-прежнему не теряет своей актуальности, особенно при появлении новых профессий.

    Необходимость применения методики полезна для всех:

    • руководитель/владелец компании получает информацию относительно загруженности персонала и рационального использования ресурсов, на рабочем месте. При помощи данного метода даже можно рассчитывать заработную плату за тот или иной труд;
    • менеджер по персоналу. Наблюдение помогает представителям отдела кадров составлять оптимальные должностные инструкции, а также формировать потребность в работниках, что особенно актуально для бригадных специальностей;
    • для сотрудников, заинтересованных в повышении эффективности  работы.

    Виды

    Существует несколько видов ФРД, разделение происходит с учетом количества объектов наблюдения.

    Индивидуальная

    Индивидуальную фотографию рабочего дня применяют при аттестации работников. В этом случае рассматривается рабочий день только одного работника, на производстве или в офисе, с учетом оценки эффективности использования рабочего времени. Наблюдение ведется на протяжении одного рабочего дня, реже недели.

    Групповая

    Данный вид чаще называют массовым. Под прицелом наблюдателей находится группа сотрудников или целое структурное подразделение, иногда смена. Порядок проведения и фиксации такой же, как и в предыдущем способе, в результате чего удается получить картину затрат рабочего времени каждого сотрудника в звене.

    Если фиксация проводится для группы более чем из 3 сотрудников, то применяется метод мгновенной фиксации. Данная методика имеет свои особенности, а именно:

    • наблюдатель определяет конкретный вид работ, который он будет фиксировать для каждого из участников группы. Однако, уследить сразу за всеми и внести корректные данные невозможно;
    • периоды наблюдения делятся на интервалы с точными временными промежутками;
    • при фиксации занесении результатов в бланк пишут используя сокращения.

    Бригадная

    Данным методом исследованию подвергается большая группа работников. Зачастую эту методику используют на крупных предприятиях, где сотрудники поделены на бригады.

    Недостатки методики ФРД

    Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.

    Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево.

    Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными.

    Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.

    Алгоритм проведения фотографии рабочего дня

    Однако, при правильной организации процесса, рассматриваемая методика дает положительный результат.

    Определение целей

    Проведение любого исследования, в том числе такого требует конкретной постановки цели. В противном случае оно бесполезно. Цели могут быть разные, поэтому первым делом следует составить их список, указав какие результаты должны быть отображены в отчете. Это может быть:

    • составление перечня реально выполняемых задач конкретным сотрудником или группой;
    • поиск возможностей оптимизации труда;
    • определение потери эффективности;
    • разработка норм затрат рабочего времен;
    • выявление сотрудников с низкой квалификацией, не справляющимися с поставленными перед ними задачами.

    Определение целевой группы исследуемых, временных рамок

    Оптимально, если длительность исследования такова, что охватывает весь рабочий цикл, однако, на практике это реализовать не всегда возможно. Когда цель – определение структуры затрат рабочего времени, процедура фотографирования должна проводиться на протяжении как минимум 1-2 недель, возможны короткие перерывы.

    Для определения норм выработки касательно отдельных видов работ требуется фиксировать каждый вид работ не меньше 10-15 раз, в таком случае, продолжительность исследования возрастет до 3-4 недель.

    При определении исследуемой группы могут быть такие варианты:

    • для коллектива менее десяти человек ФРД проводится для каждого сотрудника отдельно. При этом остаться без наблюдения могут: работники на испытательном сроке, беременные и инвалиды, если таковые есть на производстве;
    • если численность персонала более десяти человек, то можно исследовать только самых опытных работников. Конечно в этом случае все зависит от поставленных руководством целей.

    Подготовка и заполнение бланка

    Еще один важный этап, от которого зависит удобство фиксации данных, а в последующем и их анализа, это подготовка и правильное занесение информации в бланк. Скачать готовый наблюдательный бланк можно ниже:

    Скачать бланк фотографии рабочего дня

    Сделать такой бланк также можно вручную в ворде или excel.

    В зависимости от выбранного варианта проведения фотографирования бланк заполняет специально назначенный сотрудник или сам исследуемый. Это можно проводить на распечатанном листе или заносить данные в цифровом виде, а распечатать потом.

    Важно! При фотографировании фиксируется время начала действия и его завершение. Не должно быть «белых пятен», то есть если в 8:45 одно действие завершено, то в 8:45 должна быть начата следующая операция. Даже если сотрудник просто сидит за рабочим столом, ничего не делая – это тоже указывается.

    Того, кто будет вести фотографирование, обязательно нужно проинструктировать в отношении правильного заполнения бланков. В отдельных случаях требуется провести обучение. Для этого выдается соответствующий приказ руководством.

    Если у вас цель получить самые достоверные сведения, желательно сотрудника, который будет проводить фотографирование, ввести в коллектив под какой-либо легендой. В таком случае исследуемые ведут себя как обычно, что особенно актуально для выявления причин по снижению эффективности труда.

    Скачать пример ФРД бухгалтера

    Работа с результатами

    После того, как все этапы фотографирования пройдены проводится анализ полученных результатов. Если исследовалась группа, то данные по каждому сотруднику могут быть представлены индивидуально. Анализ представляется в виде таблицы с отображением затрат рабочего времени по должностям, видам работ, отделам и другим необходимым критериям.

    Порядок оформления отчета

    Все результаты анализа заносятся в специальный бланк, который должен быть оформлен согласно правилам. В нем указывается:

    • название предприятия и структурного подразделения;
    • Ф.И.О. сотрудника (сотрудников);
    • уровень образования и квалификация;
    • занимаемая должность;
    • название выполняемой работы;
    • краткая характеристика работ;
    • в таблице фиксируют информацию по стадиям и временным затратам;
    • в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
    • под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и время перерыва в работе любого типа (перекур, обед, прочтение литературы не относящейся к работе).

    Отчет обязательно передается на подпись непосредственного руководителя, а далее на рассмотрение высшему руководству.

    Вывод

    Фотография рабочего времени – эффективный метод отслеживания реально потраченного времени на работу, а также идеальный инструмент налаживания всего рабочего процесса. Подобное пристальное исследование поможет обнаружить проблемы по снижению производительности и оказать помощь в оптимизации рабочего процесса.

    Источник: https://StranaZakonov.com/dokumenty/kak-stat-masterom-v-zapolnenii-fotografii-rabochego-dnya

    Юридический спектр
    Добавить комментарий