Достаточно ли 1 акта об оказании услуг за весь период предоставления?

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Достаточно ли 1 акта об оказании услуг за весь период предоставления?

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Статья «Как обманывают в договорах»

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса.

Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланк строгой отчётности выдают те, кто оказывает услуги физическим лицам. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Бланки нужно печатать в типографии или через специальный сервис. Просто распечатать их дома на принтере не получится. Подробнее о БСО читайте в статье.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Статья актуальна на 11.03.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/129

Какие реквизиты в акте выполненных работ должны быть обязательно

Достаточно ли 1 акта об оказании услуг за весь период предоставления?

Компания является исполнителем по договору подряда. Как правильно оформить акт выполненных работ – читайте в статье.

Вопрос: Какие реквизиты в акте выполненных работ должны быть обязательно со стороны заказчика, чтобы не было при проверке вопросов у проверяющих?Некоторые контрагенты указывают просто название заказчика, и его ИНН – и такие же реквизиты указывают и о себе.Некоторые контрагенты указывают – название заказчика, ИНН, юр. адрес, банковские реквизиты и телефон, аналогичные данные указывают и о себеКто-то не указывает телефон и банк заказчика, но при этом в своих данных эти данные присутствуют.

Ответ: Акт выполненных работ — это первичный учетный документ. В нем должны быть все реквизиты, обязательные для «первички» (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете):

  • название документа — акт о приемке выполненных работ;
  • дата составления;
  • наименование исполнителя. Название заказчика не является обязательным реквизитом, но в акте оно необходимо. Ведь заказчик принимает услугу. Иначе как раз у него возникнут проблемы с подтверждением и учетом расходов;
  • сведения о видах и объемах выполненных работ;
  • стоимость работ с оговоркой, входит ли в нее НДС, и единица измерения — руб., коп.;
  • ФИО и должности лиц, которые визируют акт с обеих сторон;
  • личные подписи этих лиц.

Составлять акт об оказании услуг (выполнении работ) обязательно, только если такое требование предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором. Чтобы избежать штрафов, придерживайтесь правил оформления, утвержденных Минфином.

ИНН, юр. адрес, банковские реквизиты и телефон сторон не являются обязательными реквизитами акта, но для подтверждения реальности сделки и идентификации сторон, лучше эти сведения привести в документе.

Так же в акте желательно указать реквизиты договора. Это подтвердит реальность выполненных работ. Об этом свидетельствует и судебная практика (постановление ФАС Уральского округа от 11.07.13 № А07-12032/2012).

Обоснование

Из формы

АКТ приемки-передачи выполненных работ

по договору подряда от 1 февраля 2013 г. № 1

ООО «Альфа», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора А.В. Львова, действующего на основании устава, с одной стороны и ООО «Производственная фирма “Мастер”», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора П.А. Беспалова, действующего на основании устава, с другой стороны составили настоящий акт о нижеследующем.

Исполнителем выполнены, а Заказчиком приняты по договору подряда от 1 февраля
2013 г. № 1 следующие работы.


п/п
Наименование
работы (услуги)
Ед.
изм.
КоличествоЦена,
руб./коп.
Сумма,
руб./коп.
НДС,
руб./коп.
Сумма с
НДС,
руб./коп.
1 Замена несущей
балки дивана
шт. 1 1000,00 1000,00 180,00 1180,00
2 Перетяжка кресел шт. 2 2000,00 4000,00 720,00 4720,00
Итого 5000,00 900,00 5900,00

Всего выполнено работ на сумму: Пять тысяч девятьсот руб. 00 коп., в том числе НДС – 900 руб.

Работы, выполненные Исполнителем для Заказчика, соответствуют требованиям,
предъявленным договором подряда от 1 февраля 2013 г. № 1. Затраты, связанные с выполнением указанных в акте работ, Исполнитель несет за свой счет. Заказчик их Исполнителю не компенсирует.

Подписи сторон:

Работы сдал: Работы принял:

Генеральный директор_________П.А. Беспалов

М.П.

Генеральный директор________А.В. Львов

М.П.

Опасные реквизиты в акте приемки выполненных работ

О чем пойдет речь: мы провели опрос и выяснили, что не все ваши коллеги знают о том, какие реквизиты обязательно должны быть в акте выполненных работ. И поэтому экстренно написали статью. Хотите узнать, без каких реквизитов можно принять акт и провести оплату, а какой документ нужно вернуть контрагенту?

Акт выполненных работ для строительно-монтажных работ — это типовая форма КС-2 (постановление Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100). В остальных случаях подрядчик или исполнитель может представить акт, который он самостоятельно разработал. Именно такую форму бухгалтер должен проверять особенно тщательно.

Документ

Программа разработки стандартов утверждена приказом Минфина России от 10 апреля 2015 г. № 64н

Какие реквизиты надо проверить

В образце приведен один из вариантов неунифицированного акта. Когда бухгалтер получит такой акт, ему надо проверить, все ли обязательные реквизиты в нем есть. Затем убедиться, что опасные реквизиты заполнены верно.

Кроме того, в акте могут быть указаны необязательные сведения — это безопасные реквизиты.

Кстати, чтобы для учреждения содержание акта подрядчика не стало полной неожиданностью, следует заранее (при заключении договора) согласовать форму этого документа.

Обязательные реквизиты. В любом неунифицированном акте выполненных работ должны быть:

– наименование документа (например, акт о приемке выполненных работ);

– дата составления;

– наименование экономического субъекта, составившего документ (в нашем образце это наименования учреждения и подрядчика);

– содержание факта хозяйственной жизни (то есть сведения о видах и объемах выполненных работ);

– величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни (сведения о цене работ);

– должности и личные подписи лиц, которые совершили сделку, с указанием фамилий и инициалов. Это лица, ответственные за ее оформление (в акте должны быть подписи лиц, уполномоченных действовать от имени заказчика и подрядчика, например руководителей).

На заметку

Обязательные реквизиты акта — в статье 9 Закона № 402-ФЗ

 Опасные реквизиты. Надо проверить, правильно ли указаны: реквизиты сторон, дата документа, наименование и стоимость работ. Из-за ошибок в таких реквизитах ревизоры могут посчитать, что документы фиктивны или заказчик сам выполнял работы.

 Безопасные реквизиты. Акт может содержать не обязательные реквизиты, то есть те, которых может и не быть. В частности, период выполнения работ. Эти сведения обычно есть в договоре с заказчиком.

А если работы невозможно измерить, то вместо единиц измерения в акте о приемке выполненных работ могут стоять прочерки. Печать на акте не является обязательным реквизитом. Но если в форме акта подрядчика написано «М. П.

», то все же безопаснее получить документ с печатью исполнителя.

Образец. Реквизиты неунифицированного акта

Скачать в формате.pdf

На что еще обратить внимание

1. В акте нет ссылки на договор. Если контрагент не укажет в акте выполненных работ дату и номер договора, инспекторы могут заявить, что работы нереальны и акт не имеет отношения к договору. Причем в ряде случаев доказать обратное не удается даже в суде (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 1 июня 2011 г. № А53-16391/2010).

2. Нет отчета об оказанных услугах. Иногда, помимо акта выполненных работ, ревизоры требуют отчеты исполнителя, чтобы убедиться в качестве юридических услуг или консультаций. Но судьи полагают, что эти документы не нужны (постановление ФАС Московского округа от 11 марта 2013 г. № А40-70444/12-20-391).

3. В акте не детализирован перечень услуг. Из законодательства не ясно, можно ли ограничиться обобщенным названием работ либо в акте надо подробно описывать содержание всех действий подрядчика.

Документ

Об акте выполненных работ — в письме Минфина России от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186

Минфин в письме № 02-06-10/16186 пришел к выводу, что достаточно общего описания. Например, «ремонт помещения по договору подряда от  № ». Какие работы входят в ремонтные (грунтование фасада, облицовка, покраска и т. п.), стороны могут согласовать на словах при заключении договора.

Несмотря на то что разъяснения чиновников облегчают работу, этой рекомендацией стоит пользоваться с осторожностью. Ведь ревизоры часто не принимают расходы по первичке без детализации работ и услуг, заявляя, что они не подтверждены документами. Защититься удается только в суде (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 1 февраля 2016 г. № 15АП-22378/15).

4. Нет точного адреса, по которому исполнитель вел работы. Инспекторы могут признать работы нереальными, если в акте о приемке не указан точный адрес (город, улица, дом и строение).

Однако суды так не считают.

Поскольку, кроме актов о приемке, есть счета-фактуры, товарные накладные и платежные поручения об оплате заявителем работ, в назначении платежа которых имеются ссылки на договоры и характер работ (постановление ФАС Центрального округа от 15 марта 2012 г. № А64-2298/2011). Но если таких данных вы не нашли в прилагаемых к акту документах, реквизит может стать опасным.

5. Данные в акте не совпадают с информацией в договоре. Подобная ситуация может сложиться из-за расширения объема работ. В этом случае необходимо сверить данные, которые содержатся в дополнительном соглашении к основному договору.

Объем и стоимость услуги в договоре или допсоглашении должны быть идентичны подобным показателям в акте на оказание услуг. Так, если в договоре речь идет об услугах по доставке и выгрузке товаров, в акте должно быть это же наименование.

Если в нем указаны, например, транспортные услуги, у ревизоров могут возникнуть вопросы.

6. Акт подписал не руководитель учреждения или исполнителя. Первичку может подписать любое уполномоченное лицо. Законодательство не запрещает руководителям делегировать полномочия на подписание каких-либо документов своим подчиненным. И это логично. Ведь в противном случае руководителю даже в отпуск нельзя было бы уйти.

Таким образом, уполномоченное лицо вправе подписать за директора любые документы, вытекающие из договорных отношений. Но, чтобы они имели силу, к ним должна быть приложена доверенность. Поэтому, если в бухгалтерию поступил документ, подписанный не руководителем, просите прислать доверенность, чтобы проверить полномочия.

На заметку

Если учреждение не подписало акт

Если учреждение отказывается принимать акт выполненных работ, но его подписал исполнитель, необходимо учесть следующее.

1. Суд может обязать выплатить сумму за работу, которая оговорена в бумагах, подписанных обеими сторонами: в договоре, дополнительном соглашении к нему и т. п. То есть суд взыскивает деньги исходя из содержания договора. Это касается как объема, так и цены выполненных работ.

2. В требованиях, которые основаны только на актах выполненных работ, суды отказывают.

3. Если согласования по поводу изменений были в устной форме, то суд в этой части не сможет обязать заказчика выплатить деньги.

Ситуация от практика

Недавно поставщик сдал в нашу бухгалтерию акт выполненных работ по договору, который школа заключила с ним за счет средств субсидии на иные цели «Предоставление инвалидам, включая детей-инвалидов, услуг по социальной реабилитации».

Предмет договора — типографские услуги «Печать брошюр в рамках проведения конференции для детей с ОВЗ». В акте я не нашла реквизитов договора, и наименование услуги было сформулировано по-другому — «Полиграфические услуги».

Так как для оплаты через Федеральное казначейство по субсидиям на иные цели требуется представлять скан-копии документов, которые подтверждают обязательства, бухгалтерия вернула этот акт поставщику.

Причины: в акте выполненных работ должна содержаться ссылка на договор, по которому осуществлялись работы, неверно указано наименование услуги. Бухгалтерия запросила у поставщика уточненный акт.

В итоге при представлении скан-копий документов у специалистов казначейства вопросов не возникло, и мы произвели оплату.

Ситуация от практика

В ряде случаев, кроме акта выполненных работ, мы запрашиваем у контрагента документы, которые подтвердят результат работ или услуг. Приведу примеры таких документов для некоторых услуг:

— консультационные — письменные консультации, заключения, проекты документов (договоров, заявлений, жалоб и др.), аудиозаписи или телефонограммы устных консультаций;

— по проведению лекций, семинаров, тренингов — программа курса лекций, семинара или тренинга, методички, презентационные материалы;

— аудиторские — заключение аудитора.

Мы сохраняем такие документы на тот случай, если их запросят ревизоры либо суд для подтверждения реальности услуг.
Если составить подтверждающие документы контрагент не может (к примеру, по услугам охраны или уборки помещений), тогда мы просим описать в самом акте выполненных работ результат исполнения задания.

Акт, который поможет главбуху защитить расходы на услуги

Без акта заказчик не сможет признать в налоговом учете расходы на большинство услуг (см. врезку ниже). Но и акт не гарантирует, что он без проблем учтет эти расходы. Налоговики придираются к оформлению акта, но их претензии зависят от вида оказанных услуг.

Обратите внимание

Для расходов на аренду акт необязателен

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/222688-kakie-rekvizity-v-akte-vypolnennyh-rabot-doljny-byt-obyazatelno

Юридический спектр
Добавить комментарий