Что делать, если в отчете была выявлена ошибка?

Ошибки в пенсионных отчетах и форме № Д4 – найти и исправить!

Что делать, если в отчете была выявлена ошибка?

06.03.18

Подчас пустяковая ошибка (да что там ошибка, просто описка!) может грозить внушительными денежными штрафами.

Поэтому, обнаружив в пенсионной или ЕСВ-отчетности такую вот «красавицу», бухгалтер должен четко знать, как ему действовать, чтобы и овцы были целы, и волкам ничего не досталось.

Но прежде чем перейти к частному, давайте поговорим об общем: о видах ошибок и правилах их исправления. Как исправить ошибки в пенсионной (далее — ПФ) и ЕСВ-отчетности работодателя? Легко!

 Соломина Мария, эксперт по вопросам оплаты труда

Делаем «раз»! Определяем, к какому виду относится ошибка

Условно все ошибки в ПФ- и ЕСВ-отчетности можно разделить на два вида. Покажем их на схеме ниже.

Схема, конечно, хорошо. Но неплохо было бы привести примеры ошибок, скажете вы. И будете совершенно правы. Начнем с «несуммовых» ошибок.

Не суммой единой

Давайте «познакомимся» поближе с «несуммовыми» ошибками. В этот «кружок по интересам» входят ошибки:

1) в персональных данных работников (реквизиты таблиц 5, 6, 7), например, в:

— гражданстве лица (реквизит «Громадянин України»);

— коде страхователя (реквизит «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків»);

— номере учетной карточки застрахованного лица (реквизит «Номер облікової картки ЗО»);

— коде категории застрахованного лица (реквизит «Код категорії ЗО»);

— количестве календарных дней нахождения в трудовых/гражданско-правовых отношениях, болезни, отпусков в связи с рождением ребенка и без сохранения зарплаты;

— коде основания для исчисления стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством (специальный стаж) (реквизит «Код підстави для обліку спецстажу»);

2) возникшие в связи с непредоставлением сведений о застрахованном лице, которые следовало показать в таблицах 5 — 7. Например, в таблице 5 забыли указать сведения о том, что:

— был заключен или расторгнут трудовой договор с работником и/или гражданско-правовой договор с застрахованным лицом — непредпринимателем;

— был заключен или расторгнут трудовой договор с работником, трудоустроенным на новое рабочее место;

— работнику предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;

— работнику предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;

— работнице предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами.

Обязательно исправляйте ошибки в персональных данных работников. Ведь они могут повлиять на правильность исчисления страхового, пенсионного стажа работников и размер их пенсии. Кроме того, исправленная «несуммовая» ошибка может спасти должностных лиц работодателя от и админштрафа по ст. 1651 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

А теперь очертим круг ошибок в суммовых показателях ПФ- и ЕСВ-отчетности.

Хороша цифирь, да не та, что надо

Примерами ошибок в суммовых показателях могут быть:

— ошибки в базе взимания ЕСВ (в сумме взносов в Пенсионный фонд — до 2011 года), в том числе неправильное применение максимальной величины базы взимания ЕСВ (максимальной величины заработной платы (дохода), с которой уплачивались взносы в Пенсионный фонд — до 2011 года);

— ошибки в дополнительной базе взимания ЕСВ;

— применение неверного размера ставок ЕСВ (взносов в Пенсионный фонд — до 2011 года);

— доначисление (уменьшение) ЕСВ за предыдущие отчетные периоды вследствие изменения класса профессионального риска производства.

Обращаем внимание тех, кто в текущем месяце доначисляет зарплату за предыдущий, в частности, в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибки! Такое доначисление зарплаты не является ошибкой для целей взимания ЕСВ! Ее сумму включаете в зарплату месяца, в котором осуществили такое доначисление, и взимаете с нее ЕСВ в общем порядке.

Все дело в том, что обязательства по уплате ЕСВ возникают после начисления дохода. Следовательно, корректировать данные, указанные вотчете по ЕСВ (пенсионном отчете) за прошлые отчетные периоды, в рассматриваемой ситуации не нужно. Доначисленные суммы отражаете в отчете по ЕСВ, сформированном за тот месяц, в котором они были начислены.

Отметим, что сегодня действующим является отчет о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в фискальные органы, приведенный в приложении 4 Порядка № 435(далее — Отчет по форме № Д4).

Заметьте: если суммовая ошибка привела к необходимости доначислить ЕСВ, страхователю грозит штраф в размере 10 % такого доначисленного ЕСВ за каждый полный или неполный отчетный период, за который он доначислен, но не более 50 % доначисленного ЕСВ. Причем этот штраф необходимо будет уплатить независимо от того, кем эти взносы были доначислены — контролирующим органом по результатам проверки или самим страхователем. Подробнее — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 45.

Делаем «два»! Исправляем ошибку

Если ошибку выявили до окончания предельного срока подачи отчетности по ЕСВ.

Скажем честно — вам повезло! В такой ситуации необходимо повторно сформировать и представить в ГНИ Отчет по форме № Д4 с правильными показателями до окончания предельного срока.

Действующим будет считаться последний электронный или бумажный отчет, поданный вами ( п. 1 разд. V Порядка № 435).

Важно!

Заново формировать и подавать необходимо весь отчет по ЕСВ со всеми таблицами со статусом «початкова», а не только те таблицы, в которых были выявлены ошибки

Если после обнаружения ошибки в сданном отчете до окончания его срока подачи подать только отдельные таблицы формы № Д4 за текущий отчетный период со статусом «скасовуюча», «додаткова», то такой отчет не будет считаться отчетом и будет считаться таким, что не подавался.

Если ошибку выявили по окончании предельного срока подачи ПФ и ЕСВ-отчетности. Порядок исправления такой ошибки зависит от вида ошибки (см. схему на с. 6 ).

«Несуммовые» ошибки, допущенные в отчете по форме № Д4, исправляете, формируя титульный лист и соответствующие таблицы со статусом «скасовуюча», «додаткова», «початкова».

Ошибку (описку) в персональных данных работника в уже сданном отчете исправляют через таблицы со статусом «скасовуюча» и «початкова». Чтобы дополнить таблицы 5 и 7 забытыми строками, формируют таблицы со статусом «додаткова». Полностью отменить сведения, ошибочно попавшие в таблицы 5, 6 и 7, можно продублировав их в таблице со статусом «скасовуюча».

При этом учтите, что:

во-первых, отчет, сформированный для исправления «несуммовых» ошибок за предыдущие отчетные периоды, не должен содержать таблицу 1 формы № Д4;

во-вторых, формируя таблицы 6, нельзя изменять суммовые показатели;

в-третьих, если вы подаете за один и тот же отчетный период таблицы со статусами «скасовуюча» и «додаткова», их необходимо подавать с отдельными титульными листами (как два отдельных отчета).

«Несуммовую» ошибку выявили налоговики? Предоставьте им в течение 10 рабочих дней со дня получения такой информации необходимые отменяющие, начальные или дополнительные таблицы отчета (см. выше).

А если «несуммовая» ошибка была допущена при формировании пенсионной отчетности за периоды до 2011 года? Тогда ее нужно исправлять в соответствии с:

— Порядком № 7-6, если ошибки допущены за периоды до 2010 года;

— Порядком № 26-1, если ошибка — в отчетных периодах 2010 года.

Вместе с тем среди всего многообразия «несуммовых» ошибок есть такие, которые не поддаются исправлению. О них читайте на с. 29.

Ошибки в суммовых показателях исправляют через таблицы 1 и 6 (при необходимости) Отчета по форме № Д4 за текущий отчетный период.

Важно! Обязательно исправляйте ошибки в ПФ- и ЕСВ-отчетности! Дело в том, что

срок давности для взыскания недоимки, пени и штрафов по пенсионным взносам не применяется после 01.01.2004 г. ( ч. 15 ст. 106 Закона №1058), а по ЕСВ — с момента появления на свет этого взноса ( ч. 16 ст. 25 Закона № 2464)

Источник: https://buhgalter.com.ua/ru/articles/pensiyi/oshibki-v-pensionnyh-otchetah-i-forme-d4-nayti-i-ispravit/

Исправляем ошибки в Отчете по ЕСВ

Что делать, если в отчете была выявлена ошибка?

В консультации расскажем, какие самые распространенные ошибки допускают при заполнении Отчета по ЕСВ по форме № Д4 (далее – Отчет) и как их исправить.

Общий порядок исправления ошибок

При исправлении ошибок в Отчете следует руководствоваться разд. V Порядка № 435.

Так, в случае выявления ошибки до окончания предельного срока подачи Отчета страхователь может представить повторно сформированный Отчет, но уже с правильными данными. Тогда действующим считается последний экземпляр Отчета, поданный до истечения предельного срока.

Если ошибка выявлена после истечения предельного срока подачи Отчета, то:

  • для исправления ошибки, которая не касается суммовых показателей (например, в персональных данных работника), страхователь должен составить и подать за период, в котором была допущена ошибка, отчетность с типом формы «скасовуюча» или «додаткова». С таким типом формы можно подать только таблицы 5–7, таблицы 1–4 в этом случае не заполняются;
  • ошибка в суммовых показателях исправляется в текущей отчетности того месяца, в котором она была выявлена, с использованием кодов типов начислений, предусмотренных п. 9 разд. IV Порядка № 435 (ОИР, категория 301.06.01).
Следует помнить! Если Отчет подается до окончания предельного срока его подачи, то нельзя подавать отдельные таблицы с указанием типа формы «скасовуюча» или «додаткова», так как его не примут (п. 1 разд. V Порядка № 435).

Если Отчет за предыдущий отчетный период (периоды) вообще не подавался, то отразить суммы ЕСВ, начисленные за такой период (периоды), в Отчете за период выявления ошибки не получится. Страхователь должен отдельно подать Отчет за предыдущий период, за который он не был подан.

Может ли страхователь исправить ошибки в Отчете за периоды, по которым истек срок исковой давности?

Да, может, поскольку согласно ст. 25 Закона № 2464 срок давности по начислению ЕСВ, начислению и взысканию сумм штрафов и пени не применяется (ОИР, категория 301.06).

Исправление ошибок в таблице 5

В таблице 5 приводятся сведения о трудовых отношениях работодателя с застрахованным лицом.

Какие ошибки могут быть допущены в сведениях о застрахованном лице?

Это могут быть ошибки в дате заключения и расторжения трудового договора с работником, начала и окончания действия гражданско-правового договора (далее – ГПД), начала и окончания отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком до трех лет, в сведениях о резидентстве и т. п.

Как исправить ошибки, допущенные в таблице 5?

Порядок исправления ошибки зависит от ее вида. В таблице 5 могут быть допущены два вида ошибок: указаны неправильные данные
о работнике и отсутствуют какие-либо данные о работнике.

Чтобы исправить неправильные данные о работнике, нужно сформировать Отчет, который содержит:

  • титульный лист (перечень таблиц Отчета) с типом формы «скасовуюча»;
  • таблицу 5 (тип формы «скасовуюча») с ошибочными данными;
  • таблицу 5 (тип формы «початкова») с правильными данными.

Пример 1

В таблице 5 Отчета за январь была неправильно указана категория застрахованного лица: «2» вместо «1». Ошибка обнаружена в феврале.

Для исправления ошибки нужно создать тип формы «скасовуюча». Для этого, например, в программе «M.E.Doc» надо кликнуть правой кнопкой мыши по таблице 5 Отчета за январь и в появившемся меню выбрать действие «Створити скасовуючу». После этого будет создан перечень таблиц Отчета, где будут таблицы 5 с типом формы «скасовуюча» и «початкова».

В форме с пометкой «скасовуюча» следует указать неправильные данные о работнике, а в форме с пометкой «початкова» – правильные.

Чтобы отменить неправильные данные о работнике, нужно составить Отчет, который содержит:

  • титульный лист (перечень таблиц Отчета) с типом формы «скасовуюча»;
  • таблицу 5 (тип формы «скасовуюча») с ошибочными данными.

Пример 2

В таблице 5 Отчета за январь были ошибочно отражены данные о переводе работника (на самом деле перевод произошел в феврале). Ошибка выявлена в феврале.

Дли исправления ошибки нужно сформировать таблицу 5 с отметкой «скасовуюча» с отражением ошибочных данных. Соответственно форма с пометкой «початкова» не заполняется.

Если в таблицу 5нужно добавить данные, которые не были отражены в ней в предыдущем отчетном периоде, следует подготовить Отчет, который содержит:

  • титульный лист (перечень таблиц Отчета) с типом формы «додаткова»;
  • таблицу 5 (тип формы «додаткова») с недостающими данными.

Пример 3

В феврале 2019 года бухгалтер предприятия обнаружила ошибку: работница Маленко Е. И. была уволена 28.12.18 г., однако в таблицу 5 эта информация не попала.

Для исправления ошибки нужно сформировать таблицу 5 с пометкой «додаткова», указав в графе 11 дату окончания трудовых отношений с работником («28»).

Важно! Если работодатель подает за один и тот же период таблицы с типами формы «скасовуюча» и «додаткова», такие Отчеты должны иметь отдельные титульные листы – как две самостоятельные формы.

Исправление ошибок в таблице 6

В таблице 6 отражаются данные о суммах начисленного в отчетном периоде дохода и суммах ЕСВ в разрезе каждого застрахованного лица.

В этой таблице также могут быть допущены ошибки в данных о работнике. Чтобы уточнить неправильные данные, нужно составить Отчет с правильными данными. При этом следует учесть одну особенность: таблица 6 в таком случае должна содержать данные по каждому застрахованному лицу отдельно. То есть в Отчет, исправляющий ошибки, необходимо включить:

  • титульный лист (перечень таблиц Отчета) с типом формы «скасовуюча»;
  • таблицу 6 (тип формы «скасовуюча») с ошибочными данными об одном застрахованном лице;
  • таблицу 6 (тип формы «початкова») с правильными данными об одном застрахованном лице.

Если нужно исправить данные о нескольких застрахованных лицах, аналогичным образом формируется необходимое количество таблиц 6 с титульными листами (по числу ошибок в данных).

Чтобы отменить неправильные данные о работнике, надо составить Отчет, содержащий:

  • титульный лист (перечень таблиц Отчета) с типом формы «скасовуюча»;
  • таблицу 6 (тип формы «скасовуюча») с ошибочными данными о застрахованном лице.

Пример 4

При заполнении Отчета за ноябрь 2018 года в таблице 6 была допущена ошибка – неправильно указан идентификационный номер работника Игнатенко Евгения Ивановича (3333333111 вместо 3333333444). Ошибка была обнаружена в феврале 2019 года.

Для ее исправления нужно сформировать Отчет (например, в программе «M.E.Doc» это можно сделать в том же порядке, что и в примере 1, только вместо таблицы 5 надо кликнуть на таблицу 6), который должен содержать:

  • титульный лист (перечень таблиц Отчета) с типом формы «скасовуюча»;
  • таблицу 6 (тип формы «скасовуюча») с ошибочными данными о застрахованном лице;
  • таблицу 6 (тип формы «початкова») с правильными данными о застрахованном лице.

Ошибки, связанные с исправлением сумм

Как уже было отмечено, ошибка в суммовых показателях исправляется в текущей отчетности того месяца, в котором она была выявлена.

Пример 5

Бухгалтер предприятия в декабре 2018 года начислил работнику доход, который включается в базу начисленияЕСВ. Однако сумма дохода и ЕСВ не была отражена в Отчете по ЕСВ. Ошибку обнаружили в феврале 2019 года.

Такие ошибки исправляются в Отчете за тот отчетный период, в котором они были выявлены (в нашем примере – в Отчете за февраль). Для этого в таблице 6 нужно сформировать данные о работнике, указав:

  • в графе 10 — код типа начислений «2», так как ошибку обнаружили самостоятельно и доначислили ЕСВ;
  • графе 11 — месяц и год, в котором была допущена исправляемая ошибка;
  • графе 17 — сумму дохода, которую ошибочно не отразили в этой графе;
  • графе 18 — сумму дохода, на которую самостоятельно доначислен ЕСВ;
  • графе 21 — сумму доначисленного ЕСВ.

В таблице 1 Отчета следует заполнить строки 4, 4.1.

Источник: Практическое руководство № 4, 2019.

⤷ СКАЧАТЬ СТАТЬЮ ⤶

Источник: https://balance.ua/ru/news/post/ispravlyaem-oshibki-v-otchete-po-esv-2019

Исправление ошибок в отчетах по ЕСВ за предыдущие периоды

Что делать, если в отчете была выявлена ошибка?

Рассмотрим ситуацию, когда обнаруживается ошибка, допущенная в уже сданном отчете по Единому социальному взносу, возникает вопрос о методах ее исправления. Причина этому не одна. Ведь естественным следствием такой ошибки являются некорректность расчетов с государством. Кроме того, от точности поданных данных зависит правильность начисления пенсии работникам предприятия.

Законодательством предусмотрен способ исправления таких ошибок при самостоятельном их выявлении.

При обнаружении некорректностей в отчетных документах по ЕСВ порядок действий, направленных на их исправление, зависит как от периода, в котором выявлена и допущена ошибка, так и от характера самой неточности. Если при подаче исправлений до истечения срока предоставления отчета алгоритм действий всегда однотипен и прост, то в случае ошибок за прошлые периоды методика разнится.

Если ошибка была обнаружена до окончания граничного срока подачи текущего отчета, достаточно просто сформировать новый, содержащий верные данные. В этой ситуации исправляющий ошибку отчет подается в полном объеме. Местом подачи такого пакета является в тот же фискальный орган, что и обычно.

Действительным будет считаться тот отчетный документ, который подан последним, вне зависимости от его формы, будь она электронной или бумажной. Следует отметить, что формировать необходимо именно полный отчет.

Если будет сформирована и подана только отдельная таблица, изменения данных не произойдет, исправляющий ошибку отчет не будет учтен и исправления не станут действительными.

Например, если отчет подан 19-го числа, а 20-го обнаружена ошибка, составлен и сдан новый полный пакет документов, то действительным будет считаться отчет от 20-го числа.

При внесении исправлений за истекшие периоды порядок действий должен быть другим. Рассмотрим частные его случаи.

Способы устранения ошибок за прошлые периоды в зависимости от их характера

В случае если необходимо исправить ошибку за предыдущие периоды, способ ее исправления зависит от формы ошибки.

При необходимости исправления неточностей за минувшие периоды, касающиеся реквизитов, подаются отменяющие документы. Этот способ не подходит для уточнения сумм, содержащихся в отчетности.

Сведенья, которые можно исправить таким образом, могут касаться реквизитов работодателя или застрахованного лица. В этом случае формируется и подается отчет за предыдущий период.

Пакет отчетных докуметов при этом должен включать:

  • перечень таблиц отчета;
  • таблицу с ошибочной информацией с пометкой «скасовуюча»;
  • соответствующую таблицу с верной информацией, имеющую статус «початкова».

При этом требуется, чтобы, таблица 6 включала данные по каждому застрахованному лицу отдельно.

Например, данные таблицы 5 включают ошибочно проставленную форму договора с работником. Для исправления формируется таблица 5 с ошибочными сведеньями со статусом «скасовуюча» и таблица 5 с верными сведеньями со статусом «початкова». К ним прилагается перечень таблиц отчета.

Если для исправления неточностей необходимо просто отменить данные, содержащиеся в таблицах 5 и 7, то подаются отменяющие документы относительно недостоверных данных о застрахованном лице.

Например, ошибочно поданы данные в таблице 5 о расторжении трудового договора ребенком, на самом деле договор не расторгался. Для исправления подается аналогичная таблица 5 с отметкой «скасовуюча» и к ней прилагается перечень таблиц отчета.

Подаваемый для внесения исправлений пакет документов не должен содержать таблиц 1-4 согласно дополнениям к Порядку № 435 от 14 апреля 2015 года. При этом следует помнить, что такой метод исправления ошибок внесение изменений к начисленным суммам не допускает.

Исправление ошибок, требующее корректировки сумм ЕСВ или базы его обложения за прошедшие периоды, осуществляется в текущем месяце путем доначисления (уменьшения) соответствующих сумм, что отражается в предназначенных для этого строках отчета. Если ошибка не связана с изменениями класса профессионального риска, то при этом используются следующие кодировки типа начислений:

  • при исправлении ошибок, касающихся сумм заработной платы, начисление которой производилось в предыдущих периодах, используют код 2 и 3. При этом для изменения суммы заработной платы, начисленной в предыдущих периодах, в сторону увеличения используют код 2, а уменьшения – код 3;
  • если исправление касается данных, относящихся к периоду до 01 января 2011 года, то применяют коды 6-9 в соответствии с Порядком № 435 (п 9 р IV).

Например, в конце сентября обнаружено, что в отчетных документах за июль месяц таблица 1 содержит излишнюю сумму ЕСВ.

Исправление этой ошибки производится в отчете за сентябрь, используя предусмотренные для этого строки таблицы 1. В данном случае для этого предназначена срока 7 с соответствующими ставке ЕСВ подчиненными строками.

Отдельную таблицу 1 для этого заполнять не надо – исправление происходит непосредственно на бланке отчета за сентябрь.

Ошибкой является непредоставление данных, для которых предусмотрена таблица 5. Такие данные включают в себя:

  • данные о заключении или расторжении трудового договора, сведенья о заключении и разрыве гражданско-правового договора (не включая гражданско-правовой договор с физическим лицом-предпринимателем в том случае, если выполненные работы и услуги отвечают видам деятельности, обозначенном в Витяге из Единого Государственного реестра юридических лиц и физлиц-предпринимателей);
  • сведенья о заключении или расторжении договора с застрахованным лицом, при его трудоустройстве на новое место работы;
  • информацию о предоставлении отпуска по уходу за ребенком 3-16 лет;
  • сведенья о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет;
  • информацию о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Для исправления ошибки такого характера нужно подать отчет, состоящий из титульного листа с обозначением «додаткова» и таблицу 5, содержащую необходимые данные. В состав отче та не должны входить таблицы 1-4.

Например, в отчет за июнь не включена таблица 5 с данными о расторжении трудового договора. В сентябре эта ошибка обнаружена. В этом случае надо подать эту таблицу со статусом «додаткова» и титульный лист к ней.

Таким же образом подается таблица 6 отчета по ЕСВ.

В случае если не подан отчет за прошедший период или периоды, в текущем периоде не должно происходить отражение сумм за это время. Подается обычный отчет за текущий период, а отдельно – за предыдущие, в случае необходимости.

При этом стоит помнить, что если возникает необходимость подачи за один период таблицы, имеющей статус «скасовуюча», и таблицы со статусом «додаткова», то к каждой из них необходимо оформить отдельный титульный лист. То есть в таком случае эти два документа подаются как отдельные отчеты.

Типичные ошибки при заполнении таблиц отчета

Среди ошибок в оформлении отчетных документов в разрезе застрахованных лиц наиболее часто встречаются ошибки в таблицах 5 и 6. В результате их допущения нарушается связь между таблицами отчетности. Зачастую это ошибки в кодах категорий или же несоответствие записей на одно лицо.

Рассмотрим некоторые из часто встречающихся ошибок, касающихся в таблицы 6, а также то, на что обращать внимание для их корректного исправления.

1. Для застрахованного лица, обозначенного кодом категории 1, заполнено поле «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами». Такое заполнение само по себе неверно, ведь это поле предназначено для данных лиц, имеющих категорию 42,43,44 и 45. Возникает эта ошибка в случае, когда неправильно определен код застрахованного лица или ошибочно заполнено поле.

В этой ситуации необходимо произвести уточнение кода категории и заполнить поля с учетом фактического содержания.

2. В поле “Кількість днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця” количество дней внесено более чем в одной строке (за исключением лиц, для которых предусмотрены кодировки 42,43,44,45). Эта ошибка является следствием неправильного определения категории застрахованного лица или неверного заполнения поля «Кількість днів…”.

Для исправления уточняют код категории застрахованного лица в таблице 6 и верно заполняют поле «Кількість днів…».

3. Для работника с кодом категории 42, 43, 44, 45 отсутствует запись в таблице 5 с категорией “5”. Эта ошибка чаще всего встречается, когда работник ошибочно не включен в таблицу 5 (например, если застрахованное лицо находится в отпуске по беременности и родам).

Если категория застрахованного лица определена правильно, необходимо включить нужную запись в таблицу 5, учесть в ней необходимую кодировку «5» и отразить дату начала отпуска в связи с беременностью и родами.

4. В отчете происходит несовпадение итоговых значений по листу таблицы 6 и сумм в таблице 1.(“Разом за аркушем документів” и “Сума єдиного внеску за звітний місяць (із заробітку/доходу)”).

Это происходит, если итоговые значения таблицы 6 не были учтены при формировании таблицы 1, неверно обозначен тип начислений в разрезе застрахованных лиц в таблице 6 или если таблица 1 неверно отображает итог суммы в разрезе застрахованных лиц.

Для правильного исправления этой ошибки следует проверить суммы в поле “Разом за аркушем документів” в таблице 6. При этом нужно обращать внимание на то, что суммы с типом начислений 3,5,7,9 и 12 учитываются со знаком “минус”, а с типом начислений 1,2,4,6, 8 и 11 – “плюс”.

Нужно проверить правильность использования типов начислений в разрезе застрахованных лиц и отражение сумм по застрахованным лицам, в том числе округление чисел.

Убедившись, что все соответствует первичным бухгалтерским документам, вывести данные таблицы 1, базируясь на суммах таблицы 6.

5. Значения в строке 3.1 таблицы 1 отличается от общих значений сумм таблицы 6 по застрахованным лицам, которым присвоено коды категорий 1,2,3,10,11,12,13,14,25,27,28,30,32,41,46,47.

В данной ситуации нужно проверить правильность отражения в таблице 6 данных категорий, сум зарплаты и страховых взносов. После этого формируют строку 3.1 таблицы 1 в соответствии с данными таблицы 6.

6. Строка 6.4 таблицы 1 “Сума виплат на яку донараховано єдиний внесок” содержит сумму отличную от общего итога графы “Сума нарахованого заробітку/ доходу в межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок” таблицы 6 по застрахованным лицам с кодом типа начислений 2.

Категория 2 включает в себя работающих инвалидов. Для исправления этой ошибки следует проверить по таблице 6 правильность определения по категории «работающий инвалид» и правильность отражений сумм заработной платы и страховых взносов по ним. После чего формируют строку 6,4 таблицы 1 в соответствии с данными таблицы 6.

Источник: https://midas-2002.com.ua/konsultatsii/zarabotnaya-plata/ispravlenie-oshibok-v-otchetakh-po-esv-za-predydushchie-periody.html

Ошибка в персональных данных или в зарплате? Правильно классифицируем ошибку и исправляем ЕСВ-отчет

Что делать, если в отчете была выявлена ошибка?

Изначально, чтобы правильно исправить допущенную ошибку, надо определить, к какому именно виду ошибок она относится. Потому как все ошибки в ЕСВ-отчетности условно можно разделить на два вида:

— «несуммовые» ошибки (корректировка персональных данных либо их дополнение);

— ошибки в суммовых показателях (база взимания, дополнительная база взимания, сумма ЕСВ).

Именно от вида ошибки будет зависеть дальнейший порядок ее исправления.

Исправляем «несуммовую» ошибку

Если при заполнении ЕСВ-отчета вы допустили ошибку только в персональных данных работника (в Ф. И. О. работника или его налоговом номере), ее можно смело отнести к «несуммовым». Именно такую ошибку допустил работодатель, задавший вопрос, неверно указав идентификационный номер в таблице 6 по одной из своих сотрудниц.

Скажем сразу: исправление этих ошибок не приведет к таким неприятным последствиям, как штраф, недоимка и пр. Вместе с тем если такую ошибку не исправить, то в дальнейшем могут возникнуть неприятности.

Напомним, что работодатель несет ответственность за правильное и достоверное предоставление персонифицированных данных по своим работникам. В противном случае должностные лица могут понести наказание.

В свою очередь, неисправление и искажение персонифицированных данных будут иметь негативные последствия и для работника, по которому была допущена ошибка.

Ведь данные, предоставленные работодателями по своим работникам в виде ежемесячного ЕСВ-отчета, в дальнейшем используются Пенсионным фондом при назначении и перерасчете пенсии таким работникам.

Искажение может негативно сказаться на ее размере.

При исправлении «несуммовой» ошибки, как впрочем и «суммовой», следует руководствоваться положениями Порядка формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435 (далее — Порядок № 435). А конкретно — разд. V этого Порядка.

Так вот, предельных сроков для исправления «несуммовой» ошибки в случае ее самостоятельного обнаружения Порядком не установлено. А значит, исправляйте ее, как только нашли.

Ошибка согласно условиям заданного вопроса была допущена при заполнении таблицы 6, а значит, исправлять ее нужно с помощью все той же таблицы 6. А как конкретно это сделать, будет зависеть от того, продолжает такой работник у вас работать или же на момент исправления ошибки он уже уволился с работы.

Исправляем «несуммовые» ошибки по бывшему работнику предприятия

1.

В случае если в одном из прошлых периодов вы обнаружили ошибку в персональных данных работника, который уже уволился, в первую очередь составьте таблицу 6 с отметкой «Скасовуюча» за последний отчетный период,в котором работник состоял в трудовых отношениях с работодателем (за месяц увольнения).Таблицу 6 с отметкой «Скасовуюча» используют для исправления ошибок в реквизитах 6 — 16 и 22 — 25. В нее вносят сведения, которые были ошибочными, — строки с неверными Ф. И. О. и налоговыми номерами работников, которые ранее указали в таблице 6 ЕСВ-отчета. Кроме реквизитов, подлежащих исправлению, в этих строках дублируются все остальные данные, которые были указаны верно и исправлению не подлежат. В реквизите «Звіт за місяць» указывают месяц, в Отчете за который допущена ошибка.

Важно! Изменения в суммовых показателях (реквизиты 17 — 21) при формировании и представлении таблицы 6с отметкой «Скасовуюча» не допускаются.

Другими словами: при заполнении таблицы 6 с отметкой «Скасовуюча» строки, в которых есть ошибки, полностью отменяются, их исключают из системы персонифицированного учета.

2. Далее составьте еще одну таблицу 6, только теперь с отметкой «Початкова». В нее внесите строки с правильными данными о застрахованных лицах.

Причем заполняйте их таким образом, чтобы суммы, указанные в реквизитах 17, 18, 19, 20, 21, соответствовали суммам, указанным в таблице 6 с типом «Скасовуюча».

В реквизите «Звіт за місяць» указывают месяц, в Отчете за который допущена ошибка.

3. К обоим таблицам составьте один «Перелік таблиць звіту» . В нем в реквизите «Звіт за місяць» укажите месяц, в Отчете за который допущена ошибка.

Таким образом, на основании данных таблиц 6 с типом «Скасовуюча» и «Початкова» проводится технологическая замена предварительно накопленных ошибочных данных в учетной карточке застрахованного лица на актуальные и верные данные.

Обратите внимание! «Скасовуюча» форма таблицы 6 ЕСВ-отчета не может применяться без одновременного предоставления таблицы 6 с типом «Початкова».

И еще один момент. Пакет документов «Скасовуюча» и «Початкова» может касаться только одной строки, т. е. только одного застрахованного лица.

Что касается таблицы 1 Отчета по ЕСВ, то при исправлении такой ошибки она не формируется.

Исправляем «несуммовые» ошибки по работнику предприятия

Во всех других случаях исправления ошибки в персональных данных подается следующий Отчет за следующий отчетный период, но уже с верными персональными данными.

В системе персонифицированного учета они берутся по последнему отчетному периоду. А значит, никаких исправлений в предыдущие отчеты вносить не нужно.

Просто с того момента, как обнаружили ошибку в персональных данных работника, в таблице 6 ЕСВ-отчета начинайте указывать верные данные по нему.

Итак, мы выяснили, как исправить ошибку, допущенную в идентификационном номере работницы.

Теперь разберемся, как исправить ошибку по работникам, суммы зарплат которых в таблице 6 перепутали между собой.

Поскольку у обоих этих работников Ф. И. О. и налоговые номера были указаны верно, а допущенная ошибка касается сумм заработной платы, то ее относят к числу «суммовых».

Исправляем «суммовую» ошибку

Наиболее распространенные «суммовые» ошибки — это ошибки, возникшие в связи с неправильным отражением базы взимания ЕСВ (в т. ч. с неправильным применением максимальной величины базы взимания этого взноса и с неверным определением дополнительной базы его начисления), а также с применением неверного размера ставок ЕСВ.

Ошибки в суммовых показателях исправляют через таблицы 1 и 6 Отчета по форме № Д4 за текущий отчетный период.То есть если ошибка в суммовых показателях за прошлый отчетный период обнаружена в декабре, то исправляйте ее в форме № Д4 за декабрь 2016 года.

Отметим: согласно п. 9 разд. IV Порядка № 435,если доначисляют или уменьшают сумму ЕСВ на сумму зарплаты (дохода), начисленной в предыдущих отчетных периодах, в таблице 6 Отчета по форме № Д4 к таким суммам применяют коды типа начислений 2 и 3:

2 — сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, на которую страхователем самостоятельно доначислено сумму ЕСВ;

3 — сумма зарплаты (дохода), начисленная в предыдущих отчетных периодах на основании бухгалтерских и других документов, на которую страхователем самостоятельно уменьшена излишне начисленная сумма ЕСВ.

Кроме того, в графе 11 указывается месяц, за который проводится доначисление или уменьшение излишне начисленного ЕСВ.

В таблице 1 формы № Д4 сумму доначисленного ЕСВ указывают в строках 4, 4.1, 4.1.1, а уменьшенного ЕСВ — в строках 5, 5.1, 5.1.1. Сумму выплат (база ЕСВ), на которую был доначислен или уменьшен излишне начисленный ЕСВ, — соответственно в строках 4.4 и 5.5. Не забудьте указать в строке «Зміст помилки» период, показатели которого подлежат исправлению, и краткое содержание допущенной ошибки.

Рассмотрим порядок исправления обоих типов ошибок («суммовых» и «несуммовых») на конкретном примере, учитывая при этом условия заданного вопроса.

Пример. В ноябре 2016 года при заполнении таблицы 6 ЕСВ-отчета за октябрь 2016 года были допущены ошибки по трем сотрудникам, а именно:

— по Ткаченко Александру Александровичу (идентификационный номер — 1111111111). Его зарплата за октябрь 2016 года составила 4000 грн., а в Отчете указали 14000 грн.;

— по Коваленко Анатолию Анатольевичу (идентификационный номер — 2222222222). Его зарплата за октябрь 2016 года составила 14000 грн., а в Отчете указали 4000 грн.;

— по Самойленко Татьяне Владимировне (идентификационный номер — 3333333333). Неверно указан идентификационный номер.

Ошибки обнаружены после окончания предельного срока подачи Отчета по форме № Д4 за октябрь 2016 года.

1.

Исправляем ошибку по работнику 1(Ткаченко). Ему фактически была начислена зарплата в сумме 4000 грн., а в Отчете по ЕСВ указали 14000 грн. Нужно исправитьсумму начисленной в октябре зарплаты с 14000 на 4000. Ошибку обнаружили после окончания отчетного периода, поэтому исправляем ее в текущем Отчете (за декабрь 2016 года).

В таблице 6 проставляем:

— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

— в реквизите 10 «Код типу нарахування» — 3;

— в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2016;

— в реквизитах 13,14,15,16 — прочерки;

— в реквизитах 17 и 18 — 10000 (излишне начисленная сумма: 14000 – 4000);

— в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 2200 (10000 х 22 %).

2. Исправляем ошибку по работнику 2(Коваленко). Ошибка, допущенная по второму работнику, отличается от первой.

Если в первом варианте в Отчете по ЕСВ была указана завышенная сумма зарплаты и на нее был излишне начислен ЕСВ, то во втором — наоборот: в ЕСВ-отчете нужно указать сумму доначисленной зарплаты и начисленного на нее ЕСВ.

Ошибку обнаружили после окончания отчетного периода и исправляем уже в текущем Отчете за декабрь 2016 года. В таблице 6 проставляем:

— в реквизите 9 «Код категорії ЗО» — 1;

— в реквизите 10 «Код типу нарахування» — 2;

— в реквизите 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 10.2016;

— в реквизитах 13,14,15,16 — прочерки;

— в реквизитах 17 и 18 — 10000 (доначисленная сумма: 14000 – 4000);

— в реквизите 1 «Сума нарахованого єдиного внеску» — 2200 (10000 грн. х 22 %).

3. Исправляем ошибку по работнику 3(Самойленко). Ошибка, допущенная по этой работнице, относится к типу «несуммовых», а значит, ее исправление будет осуществлено в текущем декабрьском ЕСВ-отчете, поскольку данные персонифицированного учета берутся по последнему отчетному периоду.

Таким образом, верные персональные данные (идентификационный номер) по работнице Самойленко Т. В. подаются в одной строке с данными о суммах декабрьской зарплаты и начисленного ЕСВ.

Как будет заполнена таблица 6, покажем на рисунке (предположим, что зарплата за декабрь 2016 года составила: у Ткаченко А. А. — 4000 грн., у Коваленко А. А. — 14000 грн., у Самойленко Т. В. — 5500 грн.).

В таблице 1 формы № Д4 проставляем:

— в строках 4, 4.1, 4.1.1 — сумму доначисленного ЕСВ (2200 грн.);

— в строке 4.4 — сумму выплат, на которые доначислен ЕСВ (10000 грн.);

— в строках 5, 5.1, 5.1.1 — сумму излишне начисленного ЕСВ (2200 грн.);

— в строке 5.4 — сумму выплат, на которые был ошибочно начислен ЕСВ (10000 грн.).

И не забудьте указать содержание ошибки.

Заметьте: если «суммовая» ошибка привела к необходимости доначислить ЕСВ, страхователю грозит штраф в размере 10 % такого доначисленного ЕСВ за каждый полный или неполный отчетный период, за который он доначислен, но не более 50 % доначисленного ЕСВ.

Причем этот штраф необходимо будет уплатить независимо от того, кем эти взносы были доначислены — контролирующим органом по результатам проверки или самим страхователем. Поэтому если вы обнаружили ошибку до окончания предельного срока подачи ЕСВ-отчета, то сразу исправьте ее. Так вы избежите штрафа.

Для этого необходимо повторно сформировать Отчет со статусом «Початкова», только теперь с правильными показателями, и предоставить его в ГНИ до окончания предельного срока.

Сформировать заново и подать нужно весь ЕСВ-отчет — по всем работникам, со всеми его таблицами и данными, а не только теми, в которых были выявлены ошибки. Действующим отчетом будет считаться последний поданный вами отчет ( п. 1 разд. V Порядка № 435).

Источник: https://i.factor.ua/journals/ot/2017/january/issue-2/article-24737.html

Юридический спектр
Добавить комментарий